Copylink Lite – elektroniczna archiwizacja dla każdego
Każda instytucja, prywatna czy budżetowa, tworzy i otrzymuje dziesiątki, setki czy tysiące dokumentów. Część z nich po przeczytaniu można zniszczyć, ale pozostałe muszą zostać, tworząc coraz większe archiwum. Z czasem będzie coraz trudniej zarówno dołączać kolejne dokumenty jak i wyszukać potrzebne w danej chwili. Dlatego z każdym dniem wzrasta rola archiwum elektronicznego, które praktycznie miejsca nie zajmuje, a wyszukiwanie dokumentów odbywa się szybko i sprawnie.
Istnieje wiele programów, które pomagają archiwizować dokumenty w postać elektroniczną. Programy te są z reguły rozbudowane, mają dziesiątki pożytecznych i ciekawych funkcji, które można wykorzystać, jednak w rzeczywistości niemal nie są używane. Problem w tym, że za te dodatkowe funkcje trzeba zapłacić bez względu na to, czy się je potrzebuje czy nie. Firma Copyline wprowadza właśnie na rynek polski własny program archiwizujący Copylink Lite, który służy do prostej i skutecznej elektronicznej archiwizacji nawet dla tych, którzy nigdy tego nie robili. Copylink Lite, to elektroniczne archiwum w czystej postaci, nie trzeba więc płacić za rzeczy, których i tak używać Państwo nie będą. Charakteryzuje się wyjątkową prostotą obsługi oraz bardzo niską ceną. Jest to program dla każdego i na każdą kieszeń.
Copylink Lite obsługuje się, wykorzystując powszechnie dostępne przeglądarki internetowe, jak Internet Explorer, Firefox czy Chrome. Sam program instalowany jest na serwerze użytkownika, więc to on decyduje, ile miejsca przeznaczy na zarchiwizowane pliki. W zależności od przewidywanej wielkości archiwum może to być zwykły twardy dysk o pojemności np. 500GB jak i wielodyskowa macierz o ogromnej pojemności. Copylink Lite współpracuje z wszelkiego rodzaju pamięciami. Archiwum może być przechowywane na serwerze w sieci wewnętrznej, jak i na serwerze zewnętrznym, po zaszyfrowaniu. Istnieje więc możliwość korzystania z elektronicznego archiwum Copylink Lite z każdego miejsca w świecie!
Dla zilustrowania łatwości obsługi programu Copylink Lite, poniżej umieszczono CAŁĄ instrukcję obsługi
Aby zarchiwizować plik,
- Wcisnąć klawisz Dodaj (rys. 1), w polu “Nazwa” (rys. 2), wpisać dowolną nazwę dokumentu, który chcemy zarchiwizować (m. in. po nazwie możemy pliku szukać w przyszłości).
- Aby dodać załącznik (np. skan) w polu “Załącznik”, należy wcisnąć klawisz “Przeglądaj” i wyszukać plik, który chcemy zarchiwizować (rys. 3). UWAGA: wyszukany załącznik nie może w swej nazwie posiadać polskich znaków oraz spacji. Generalnie skanery same nazywają skanowane pliki ciągiem cyfr. Taki plik, jak najbardziej można załączyć.
Aby wyszukać zarchiwizowany plik, należy:
- Wcisnąć klawisz “Szukaj” (rys. 4).
- Są 3 możliwości szukania pliku: wg daty dodania, wg nazwy i wg użytkownika, który ten plik zarchiwizował,
- wg daty: jeśli znamy dokładny bądź przybliżony okres, kiedy szukany dokument został zarchiwizowany, w okienkach data “od” i/lub “do” znajdujemy datę początkową i końcową, po czym wciskamy klawisz “Szukaj”, znajdujący się na dole ekranu (rys. 5),
- wg nazwy: jeśli znamy nazwę szukanego dokumentu, wpisujemy w pole “Nazwa” tę nazwę. Jeśli nie znamy pełnej nazwy, możemy wpisać jej część, po czym wciskamy klawisz “Szukaj”, znajdujący się na dole ekranu (rys. 6),
- wg użytkownika: jeśli wiemy kto archiwizował szukany dokument, możemy wybrać tę osobę z rozwijanej listy użytkowników, klikając w okienko “Dodał” (rys. 7).
- UWAGA: im dokładniejsze kryteria, tym łatwiej znajdziemy szukany dokument.
- Gdy znajdziemy plik lub listę plików, które odpowiadają żądanym przez nas kryteriom, możemy uzyskać 2 rodzaje informacji:
- klikając w słowo “Plik”, otwieramy dokument,
- klikając w pozostałe dane otwieramy okienko z danymi: lp, nazwą pliku, nazwą użytkownika i datą ostatniej edycji dokumentu (rys. 8)
I to wszystko! Jeszcze nigdy archiwizowanie dokumentów nie było tak proste, jak z Copylink Lite. Archiwizować możemy skanowane dokumenty, ale i dowolne pliki. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, ale i pliki graficzne czy nawet filmowe.
