Urządzenia wielofunkcyjne do biura pozwalają prowadzić pracę z dokumentami w jednym miejscu i zwykle zastępują osobny skaner oraz kserokopiarkę. Dla firmy oznacza to sprawniejszy obieg dokumentów, mniej materiałów eksploatacyjnych i łatwiejszą kontrolę kosztu wydruku jednej strony.

Kategoria obejmuje nowe, laserowe urządzenia wielofunkcyjne dla firm, które drukują, skanują i kopiują, a w części konfiguracji mają również funkcję faksu. Przy wyborze znaczenie ma nie sama cena urządzenia, lecz format A4 lub A3, wydruki kolorowe lub czarno-białe, miesięczny wolumen oraz sposób pracy zespołu.

Rola urządzenia MFP w obiegu dokumentów

Urządzenie wielofunkcyjne, czyli MFP, jest w biurze narzędziem wspólnym, a nie dodatkiem do pojedynczego stanowiska. Dobrze dobrany model skraca czas obsługi dokumentów, ułatwia kierowanie skanów do folderów sieciowych i ogranicza liczbę urządzeń wymagających serwisu. Współczesna kserokopiarka wielofunkcyjna pełni też funkcję węzła sieciowego.

Drukarka 3w1 i urządzenie 4w1 w praktyce biurowej

Drukarka 3w1 łączy druk, skanowanie i kopiowanie. Urządzenie 4w1 dodaje faks, który nadal bywa potrzebny w kancelariach, administracji i części placówek medycznych. Jeżeli obieg dokumentów odbywa się głównie w formie elektronicznej, większe znaczenie niż sam faks mają szybki ADF, czyli automatyczny podajnik dokumentów, oraz funkcje druku i skanowania dwustronnego bez ręcznego przekładania kartek.

Dobór formatu i koloru do skali pracy

Urządzenia wielofunkcyjne do biura najlepiej ocenia się przez pryzmat dokumentów, które rzeczywiście trafiają do druku każdego dnia. Innych rozwiązań potrzebuje biuro 8-osobowe, innych dział księgowy, a innych urząd lub szkoła, w których z urządzenia korzysta się bez przerwy. Sprzęt warto dobrać tak, by rzeczywisty wolumen stanowił około 30-60% maksymalnego miesięcznego cyklu pracy.

Najczęściej sprawdzają się konfiguracje dla:

• małego biura 5-20 osób, gdzie najczęściej wystarcza laserowa drukarka wielofunkcyjna A4 z modułem druku dwustronnego i skanowaniem do poczty elektronicznej,
• większego działu operacyjnego, gdzie potrzebne jest centralne urządzenie o wyższym miesięcznym cyklu pracy i większym podajniku papieru,
• szkoły, urzędu lub kancelarii, gdzie liczą się trwałość, niski koszt strony i czytelna kontrola uprawnień użytkowników.

Mniejsze biura zwykle szukają prostoty obsługi, a większe organizacje oczekują zapasu wydajności i krótszego czasu oczekiwania przy sprzęcie. Ostateczny wybór najczęściej rozstrzygają format papieru oraz charakter wydruków.

Format A4 i format A3 w codziennych zastosowaniach

Format A4 obsługuje umowy, faktury, CV, pisma i korespondencję, dlatego w większości biur jest wystarczający. Format A3 staje się uzasadniony, gdy dokument ma pozostać czytelny przy dużych tabelach, wykresach, schematach, makietach i materiałach prezentacyjnych. W większych organizacjach urządzenie A3 często przejmuje też rolę centralnego punktu kopiowania i skanowania dla kilku działów.

Czarno-białe czy kolorowe urządzenia wielofunkcyjne?

Czarno-białe urządzenia wielofunkcyjne są najbardziej ekonomiczne tam, gdzie dominują dokumenty tekstowe i masowy druk. Jeżeli raporty, prezentacje, materiały handlowe i szkoleniowe regularnie wymagają koloru, kolorowe urządzenia wielofunkcyjne do biura upraszczają pracę i ograniczają zlecanie części wydruków na zewnątrz. W wielu organizacjach dobrze działa układ mieszany, w którym podstawą jest czarno-białe urządzenie wielofunkcyjne z funkcją skanowania, a kolorowe urządzenie obsługuje zadania reprezentacyjne.

Wydajność, bezpieczeństwo i sposób finansowania

Laserowe urządzenia wielofunkcyjne dla firm trzeba oceniać długoterminowo. O komforcie pracy decydują nie tylko strony na minutę, lecz także wydajność tonera, pojemność kaset, szybkość skanowania, obsługa sieci oraz dostępność serwisu. Zbyt mała wydajność daje o sobie znać kolejkami przy urządzeniu, częstym dokładaniem papieru i sytuacją, w której rzeczywisty wolumen zbliża się do granicy deklarowanej przez producenta.

Wolumen, koszt strony i podajniki papieru

Koszt eksploatacji najlepiej liczyć w przeliczeniu na stronę, a nie przez pryzmat samego urządzenia. Do porównania bierze się toner, elementy okresowo wymieniane, sprawność druku dwustronnego oraz liczbę arkuszy mieszczącą się w podajnikach papieru, bo częste uzupełnianie podajników obniża płynność pracy równie skutecznie jak wolny druk. Przy obciążeniu rzędu kilkuset stron dziennie sens mają urządzenia drukujące około 25-40 str./min i skanujące na tyle szybko, by nie spowalniać archiwizacji dokumentów.

W codziennej eksploatacji najlepiej sprawdzają się:

• ADF jednoprzebiegowy do szybkiego skanowania obu stron dokumentu,
• dupleks w druku i kopiowaniu przy większych wolumenach,
• podajniki papieru dobrane do najczęściej używanych formatów i gramatur,
• miesięczny cykl pracy z bezpiecznym zapasem względem rzeczywistego obciążenia.

Takie parametry lepiej oddają codzienną wygodę pracy niż sama deklaracja maksymalnej prędkości. Jeżeli użytkownicy stale czekają na zeskanowanie umów lub faktur, urządzenie jest po prostu za małe na zespół.

Sieć, serwis oraz zakup lub dzierżawa

W środowisku biurowym podstawą stabilnej pracy jest Ethernet lub Gigabit Ethernet, a Wi‑Fi i druk mobilny pełnią rolę wygodnego uzupełnienia dla laptopów i telefonów. W przypadku dokumentów wrażliwych znaczenie mają uwierzytelnianie użytkowników, szyfrowanie transmisji, blokada nieautoryzowanych funkcji oraz możliwość skanowania bezpośrednio do poczty elektronicznej lub folderu sieciowego. Stały serwis urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek pomaga utrzymać ciągłość pracy zespołu i wydłuża żywotność sprzętu.

Zakup zwykle wybierają firmy budujące własny park urządzeń, a dzierżawa sprawdza się tam, gdzie ważna jest stała obsługa i przewidywalny model kosztowy. Jeżeli planują Państwo porównać oba warianty, pomagamy zestawić wolumen, format, wymagania dotyczące bezpieczeństwa i oczekiwany zakres serwisu z rzeczywistym sposobem pracy biura.