Myślibórz i okolice – outsourcing druku dla lokalnych biur rachunkowych

Ostatni dzień miesiąca, biuro rachunkowe w Myśliborzu. Na ekranie czeka kilkanaście deklaracji do wydrukowania i podpisania, telefon dzwoni co chwilę, a drukarka akurat teraz zgłasza brak tonera – tego jednego, konkretnego modelu, którego nikt nie zamówił na czas, bo nikt w biurze nie ma na to głowy poza samym księgowaniem. Klient czeka na potwierdzenie przelewu do wydruku, ZUS ma swój termin, US swój, a JPK nie poczeka ani chwili dłużej niż do północy.

Krótka odpowiedź na pytanie z tytułu brzmi tak: outsourcing druku (nazywany też Managed Print Services, w skrócie MPS) to model, w którym biuro rachunkowe przestaje samodzielnie kupować drukarki, tonery i szukać serwisanta w ostatniej chwili, a zamiast tego płaci jedną, przewidywalną stawkę zewnętrznemu dostawcy, który bierze na siebie sprzęt, materiały eksploatacyjne, serwis i bezpieczeństwo danych. Dla biur rachunkowych w Myśliborzu i okolicznych gminach ma to dodatkowe znaczenie – bo choć Myślibórz formalnie leży już w województwie zachodniopomorskim, do naszej siedziby w Gorzowie Wielkopolskim jest stąd bliżej niż do wielu miejscowości, które od lat obsługujemy w całym lubuskiem.

Myślibórz na mapie serwisowej Copyline – bliżej, niż mogłoby się wydawać

Wprost: Myślibórz nie leży w województwie lubuskim, tylko tuż za jego granicą, w powiecie myśliborskim województwa zachodniopomorskiego. Jakby ktoś jednak zastanawiał się, czy to oznacza dłuższe oczekiwanie na serwis – niekoniecznie. Drogą krajową nr 26 i dalej trasą ekspresową S3 do Gorzowa Wielkopolskiego jest z Myśliborza zaledwie 43 km, czyli około 30–35 minut jazdy. To dystans porównywalny z tym, jaki nasi serwisanci pokonują codziennie, obsługując firmy w środkowym pasie województwa lubuskiego.

Innymi słowy: skoro regularnie jeździmy do firm oddalonych o 150 km i więcej, 43 km do Myśliborza nie jest żadnym wyzwaniem logistycznym – to po prostu kolejny punkt na trasie, którą i tak pokonujemy w drodze do Kostrzyna nad Odrą czy Witnicy. Pełny opis stref i zasad dojazdu w całym regionie znajdziesz w mapie serwisowej Copyline – dla Myśliborza i sąsiednich gmin obowiązują dokładnie te same standardy, co dla klientów z lubuskiego: bezpłatny dojazd serwisanta, nieodpłatne urządzenie zastępcze na czas naprawy wymagającej transportu sprzętu do serwisu oraz bezpłatny dowóz papieru i tonera.

Pod pojęciem „Myślibórz i okolice” rozumiemy nie tylko samo miasto, ale i sąsiednie gminy leżące po drodze z Gorzowa: Nowogródek Pomorski, Boleszkowice, Dębno oraz Barlinek. Jeśli Twoje biuro rachunkowe działa w którejś z tych miejscowości, a nie tylko w samym Myśliborzu, obowiązują Cię te same warunki – odległość od naszej siedziby zmienia się w tym przypadku o kilka, maksymalnie kilkanaście kilometrów.

Dlaczego akurat biuro rachunkowe potrzebuje czegoś więcej niż zwykłej drukarki

Praca biura rachunkowego różni się od typowej firmy handlowej czy usługowej pod kilkoma względami, które bezpośrednio przekładają się na to, jak powinien wyglądać jego park drukujący.

Sezonowość i skokowe obciążenie. Przez większość miesiąca drukarka pracuje w umiarkowanym tempie, ale w dniach rozliczeniowych, przy składaniu rocznych zeznań podatkowych czy sprawozdań finansowych, wolumen wydruków potrafi wzrosnąć kilkukrotnie w ciągu kilku dni.

Twarde, nieprzesuwalne terminy. Spóźniona deklaracja czy niewysłany JPK to realne ryzyko finansowe – zarówno dla biura, jak i dla jego klientów. Awaria drukarki w takim momencie nie jest niedogodnością, tylko zagrożeniem operacyjnym.

Dane szczególnie wrażliwe. Biuro rachunkowe ma dostęp do danych finansowych, kadrowych i osobowych wielu podmiotów jednocześnie – numerów NIP, PESEL, wynagrodzeń, danych bankowych. To dane, które z punktu widzenia RODO wymagają realnych zabezpieczeń, a nie tylko dobrych chęci.

Duża ilość papieru do zdigitalizowania. Faktury, potwierdzenia przelewów i umowy od klientów wciąż w dużej części trafiają do biura na papierze i muszą zostać zeskanowane, opisane i zarchiwizowane cyfrowo, najlepiej bez angażowania dodatkowego oprogramowania na każdym stanowisku.

Szczegółowo, jakie funkcje sprzętu wynikają z tej specyfiki – automatyczny druk dwustronny, skanowanie sieciowe z OCR, autoryzacja użytkownika, druk podążający – opisaliśmy w poradniku drukarka do biura rachunkowego – jakie funkcje są niezbędne. Outsourcing druku to natomiast odpowiedź na pytanie, które pojawia się zaraz po doborze samego sprzętu: kto ma tym wszystkim zarządzać na co dzień, żeby właściciel biura mógł zajmować się księgowością, a nie tonerami.

Czym właściwie jest outsourcing druku (Managed Print Services)

W modelu Managed Print Services dostawca nie ogranicza się do sprzedaży urządzenia i przyjazdu po awarii. Analizuje sposób drukowania w firmie, dobiera sprzęt do realnego wolumenu, monitoruje jego wykorzystanie, dostarcza materiały eksploatacyjne, prowadzi serwis i pomaga kontrolować koszty – najczęściej rozliczając się według faktycznej liczby wydrukowanych stron, a nie z góry ustalonej, sztywnej kwoty.

W praktyce, dla biura rachunkowego, oznacza to jedną umowę zamiast kilku rozproszonych problemów: zamiast osobno pilnować stanu tonerów, osobno umawiać przeglądy i osobno negocjować cenę naprawy przy każdej awarii, biuro ma jeden punkt kontaktu i jeden, przewidywalny koszt miesięczny. Mechanikę tego modelu – od audytu obecnego parku maszynowego, przez konsolidację sprzętu, po rozliczenie za wydrukowaną stronę – rozkładamy krok po kroku w artykule o outsourcingu druku i Managed Print Services.

Co outsourcing druku daje konkretnie biuru rachunkowemu w Myśliborzu

Przewidywalny koszt zamiast serii niespodzianek. Zamiast nierównomiernych wydatków – w jednym miesiącu toner, w kolejnym naprawa, potem wymiana bębna – biuro płaci stawkę zależną od faktycznego wolumenu druku. Łatwiej wtedy zaplanować budżet i policzyć realny koszt obsługi jednego klienta.

Brak przestoju w newralgicznym momencie. Automatyczne dostawy tonerów oznaczają, że materiał eksploatacyjny nie kończy się z zaskoczenia dzień przed terminem złożenia deklaracji. Jeśli mimo wszystko dojdzie do awarii, umowa serwisowa z gwarantowanym czasem reakcji i dostępnym urządzeniem zastępczym sprawia, że biuro nie stoi bezczynnie, czekając na część zamienną.

Bezpieczeństwo danych klientów bez dodatkowego wysiłku. Autoryzacja użytkownika kodem PIN, druk podążający (dokument drukuje się dopiero po podejściu do urządzenia i potwierdzeniu tożsamości) oraz szyfrowanie danych na dysku urządzenia to funkcje, które przy dobrze skonfigurowanym środowisku działają automatycznie, bez konieczności pilnowania ich przez pracowników biura.

Mniej czasu poświęconego na sprawy niezwiązane z księgowością. Właściciel niewielkiego biura rachunkowego rzadko ma etatowego informatyka. Outsourcing druku zdejmuje z niego (albo z jednej z księgowych, która „zna się na komputerach”) obowiązek zamawiania tonerów, umawiania serwisu i rozliczania faktur za naprawy.

Skalowalność wraz z rozwojem biura. Gdy liczba obsługiwanych klientów rośnie, a razem z nią rośnie wolumen dokumentów kadrowo-płacowych i sprawozdań, model rozliczenia za stronę automatycznie dopasowuje się do nowej skali – bez konieczności renegocjowania całej umowy od zera.

Serwis dla firm w Myśliborzu – co to znaczy w praktyce

Warto rozróżnić dwa pojęcia, które łatwo pomylić, a które mają zupełnie inny wpływ na pracę biura. Czas reakcji to okres od zgłoszenia awarii do pierwszego kontaktu ze strony serwisu – telefonicznej diagnozy albo potwierdzenia terminu wizyty. Czas naprawy to czas potrzebny na fizyczne usunięcie usterki, który bywa dłuższy, jeśli trzeba sprowadzić część. Przy odległości rzędu 40 km ten pierwszy element praktycznie nie odbiega od tego, czego doświadczają nasi klienci ze środkowego pasa lubuskiego – w wielu przypadkach usterkę udaje się zdiagnozować telefonicznie, zanim technik w ogóle wyruszy w trasę.

Dla firmy z Myśliborza i okolicy oznacza to konkretnie:

• własnych serwisantów Copyline, którzy znają asortyment i mają dostęp do magazynu części – nie przypadkowego podwykonawcę szukanego dopiero po zgłoszeniu awarii,
• status oficjalnego partnera Ricoh, Develop, Canon, Brother, Epson, Abbyy i Qube, co przekłada się na dostęp do oryginalnych części i dokumentacji serwisowej,
• urządzenie zastępcze na czas naprawy wymagającej transportu sprzętu do serwisu, żeby biuro nie zostawało bez możliwości druku w środku miesiąca rozliczeniowego,
• bezpłatny dowóz papieru i tonera, czyli jeden telefon zamiast samodzielnego pilnowania stanów magazynowych.

Te zasady – razem z formularzem kontaktowym i pełnym zakresem gwarancji – znajdziesz na stronie serwisu Copyline. A jak dokładnie rozliczane są same umowy serwisowe i na co zwrócić uwagę przy ich podpisywaniu – ryczałt kontra rozliczenie za wydrukowaną stronę, co wchodzi w standardowy zakres umowy, a co jest fakturowane osobno – piszemy w tekście o czasie reakcji serwisu, częściach zamiennych i umowach serwisowych, gdzie te same zasady opisujemy na przykładzie innego miasta z podobną, choć nieco większą odległością od Gorzowa.

Jaki sprzęt sprawdzi się w biurze rachunkowym w Myśliborzu

Dobór urządzeń w modelu outsourcingu druku zaczyna się od realnego wolumenu, a nie od ceny katalogowej. Dla niewielkiego biura, obsługującego kilku–kilkunastu klientów, dobrze sprawdzi się kompaktowa, sieciowa drukarka monochromatyczna, np. Ricoh SP 230DNw. W biurach z większym, codziennym wolumenem dobrym wyborem bywa wydajniejszy model, taki jak Brother HL-L6400DW albo szybsza Ricoh P 800, drukująca 55 stron na minutę.

Obok samodzielnej drukarki większość biur rachunkowych potrzebuje przynajmniej jednego urządzenia wielofunkcyjnego ze skanerem sieciowym, które pozwala skanować faktury i umowy bezpośrednio do systemu księgowego, folderu sieciowego albo chmury – najlepiej od razu jako przeszukiwalny plik PDF dzięki technologii OCR, do czego dobrze sprawdza się oprogramowanie klasy GlobalScan NX. Tam, gdzie liczy się dodatkowo ochrona danych klientów przy druku kolorowych materiałów, warto rozważyć modele takie jak Brother HL-L8360CDW czy Brother HL-L9310CDW, łączące wydajność z rozbudowanymi zabezpieczeniami dokumentów.

Pełny, aktualny asortyment – zarówno urządzenia wielofunkcyjne, jak i drukarki biurowe w różnych klasach wydajności – można przejrzeć bezpośrednio w naszej ofercie. W modelu outsourcingu dobór konkretnego modelu to jednak dopiero pierwszy krok – kluczowe jest to, na jakich zasadach urządzenie trafia do biura i kto odpowiada za jego dalsze utrzymanie.

Zakup, leasing, dzierżawa czy pełny outsourcing – co wybrać

Biura rachunkowe, zwłaszcza te rozwijające się i zwiększające liczbę obsługiwanych klientów, rzadko decydują się na jednorazowy zakup sprzętu na własność. Częściej wybierają leasing lub dzierżawę, w których koszt zmienia się z inwestycyjnego w przewidywalny, miesięczny wydatek, a serwis bywa wliczony w ratę. Różnice między tymi modelami finansowania i ich opłacalność opisaliśmy szczegółowo w artykule leasing czy dzierżawa drukarki – co się bardziej opłaca firmie.

Pełny outsourcing druku idzie o krok dalej niż sama dzierżawa sprzętu – obejmuje nie tylko dostęp do urządzenia, ale całe zarządzanie środowiskiem druku: materiały, serwis, monitoring i raportowanie kosztów. Dla jednoosobowego biura rachunkowego z jednym urządzeniem to model, który można wdrożyć w wąskim, dopasowanym do potrzeb zakresie. Dla większego biura, z kilkoma stanowiskami i rosnącą liczbą klientów, to sposób na uniknięcie sytuacji, w której nikt dokładnie nie wie, ile firma naprawdę wydaje na druk w skali roku.

Kiedy zacząć od audytu

Jeśli obecny sprzęt w biurze psuje się coraz częściej, a koszty tonerów i napraw rosną bez wyraźnego powodu, dobrym punktem wyjścia nie jest od razu wymiana wszystkich urządzeń, tylko rzetelny przegląd tego, co już jest. Jak sprawdzić, czy posiadany park maszynowy nadal odpowiada realnym potrzebom biura, opisaliśmy w tekście o audycie parku maszynowego w firmie. Dopiero na podstawie takiego audytu – liczby urządzeń, ich wieku, awaryjności i rzeczywistego wolumenu druku – można uczciwie ocenić, czy outsourcing druku przyniesie oszczędność, i jakiej rzędu wielkości.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy Copyline naprawdę dojeżdża do Myśliborza, skoro to inne województwo? Tak. Odległość z Gorzowa Wielkopolskiego do Myśliborza wynosi około 43 km, czyli mniej niż do części miejscowości środkowego pasa naszego serwisu w województwie lubuskim, do których dojeżdżamy regularnie i bez dodatkowych utrudnień.

Czy outsourcing druku opłaca się małemu, kilkuosobowemu biuru rachunkowemu? Tak, jeśli biuro regularnie kupuje tonery, korzysta z więcej niż jednego urządzenia i drukuje dokumenty, których opóźnienie wiąże się z realnym ryzykiem – a to opisuje właściwie każde biuro rachunkowe, niezależnie od liczby obsługiwanych klientów. Zakres usługi po prostu skaluje się do wielkości biura.

Co, jeśli awaria zdarzy się tuż przed terminem złożenia deklaracji? W ramach umowy serwisowej wiele usterek udaje się zdiagnozować i rozwiązać telefonicznie, bez czekania na dojazd technika. Jeśli naprawa wymaga transportu urządzenia do serwisu, na czas naprawy dostarczamy sprzęt zastępczy, żeby biuro nie zostawało bez możliwości druku.

Czy trzeba od razu wymieniać cały sprzęt, żeby przejść na outsourcing druku? Nie zawsze. Audyt obecnego parku maszynowego często pokazuje, że część urządzeń nadal dobrze spełnia swoją rolę – outsourcing może obejmować zarówno nowy sprzęt, jak i wykorzystanie tego, co biuro już posiada.

Podsumowanie

Biuro rachunkowe w Myśliborzu i okolicznych gminach nie musi wybierać między lokalnym, mniej doświadczonym dostawcą a firmą, która na papierze obsługuje „cały kraj”, a w praktyce nikogo nie ma bliżej niż kilkaset kilometrów. Copyline z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim dojeżdża tu szybciej, niż mogłoby się wydawać, a model outsourcingu druku – z przewidywalnym kosztem miesięcznym, automatycznymi dostawami tonerów, serwisem na miejscu i zabezpieczeniami odpowiednimi dla danych finansowych klientów – zdejmuje z właściciela biura jeden z tych obowiązków, które nigdy nie powinny konkurować o uwagę z samą księgowością. Jeśli chcesz sprawdzić, ile realnie kosztuje druk w Twoim biurze i czy outsourcing się opłaci, skontaktuj się z Copyline – odpowiemy, zanim kolejna awaria zdąży namieszać w harmonogramie rozliczeń.