Managed Print Services (MPS) – jak outsourcing druku obniża koszty firmrvices pozwala kontrolować koszty drukowania, ograniczyć awarie i automatyzować dostawy tonerów. Sprawdź, ile firma może zaoszczędzić dzięki MPS.

Drukarki rzadko trafiają na agendę spotkań zarządu. Stoją w korytarzu, mrugają diodami i pozornie po prostu wykonują swoją pracę. Do czasu.

Toner kończy się przed wysłaniem ważnej oferty. Urządzenie odmawia współpracy w dniu zamknięcia miesiąca. Pracownik drukuje prezentację w kolorze, choć potrzebował jej tylko do korekty. Dział IT kolejny raz zajmuje się zaciętym papierem zamiast bezpieczeństwem sieci.

Każde takie zdarzenie wygląda jak drobny problem operacyjny. Razem tworzą jednak koszt, którego wiele przedsiębiorstw nigdy dokładnie nie liczy.

Według danych przywoływanych przez „Controlling i Rachunkowość Zarządczą” wydatki związane z drukowaniem mogą odpowiadać nawet za 3–4% przychodów przedsiębiorstwa. Pełne wdrożenie usług zarządzania drukiem może natomiast przynieść oszczędności na poziomie 10–40%, zależnie od skali, dotychczasowej infrastruktury i sposobu korzystania z urządzeń. ten problem rozwiązuje Managed Print Services, czyli MPS. Nie przez znalezienie najtańszej drukarki. Przez przejęcie kontroli nad całym środowiskiem druku.

Czym właściwie jest Managed Print Services?

Managed Print Services to usługa kompleksowego zarządzania firmową infrastrukturą drukującą przez zewnętrznego dostawcę.

W modelu MPS dostawca nie ogranicza się do sprzedaży urządzenia lub przyjazdu serwisanta po awarii. Analizuje sposób drukowania w przedsiębiorstwie, dobiera sprzęt, monitoruje jego wykorzystanie, dostarcza materiały eksploatacyjne, prowadzi serwis oraz pomaga kontrolować koszty.

W zależności od potrzeb firmy zakres usługi może obejmować między innymi:

• audyt posiadanych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych,
• dobór oraz instalację urządzeń,
• monitoring liczników i stanu technicznego,
• automatyczne dostawy tonerów,
• konserwację i naprawy,
• rozliczanie wydrukowanych stron,
• kontrolę dostępu użytkowników,
• wdrożenie reguł drukowania,
• zabezpieczenie dokumentów,
• raportowanie kosztów według urządzeń, działów lub użytkowników.

MPS nie jest więc inną nazwą wynajmu drukarki.

Wynajem zapewnia dostęp do urządzenia. MPS zapewnia kontrolę nad całym procesem drukowania.

Firma przestaje samodzielnie pilnować tonerów, liczników, napraw, gwarancji, części i kolejnych zakupów sprzętu. Zamiast kilku rozproszonych problemów otrzymuje jeden spójny model zarządzania.

Dlaczego rzeczywiste koszty druku są tak trudne do zauważenia?

Cena drukarki jest widoczna. Koszty jej użytkowania już znacznie mniej.

Przedsiębiorstwo może bez trudu sprawdzić, ile zapłaciło za urządzenie. Znacznie trudniej odpowiedzieć, ile w ciągu roku kosztowały:

• tonery kupowane przez różne działy,
• bębny, części i zestawy konserwacyjne,
• wizyty serwisowe,
• papier zużyty na niepotrzebne wydruki,
• energia pobierana przez nadmiarowe urządzenia,
• czas działu IT,
• przestoje pracowników,
• wydruki kolorowe wykonywane bez uzasadnienia,
• niewykorzystane materiały do wycofanych modeli drukarek.

Problemem nie jest pojedynczy duży rachunek. Problemem są dziesiątki niewielkich wydatków księgowanych w różnych miejscach.

Jeżeli w firmie działa kilka lub kilkanaście urządzeń różnych producentów, każdy model może wymagać innych tonerów, sterowników, części i procedur serwisowych. Zakupy odbywają się reaktywnie, a organizacja nie zna rzeczywistego kosztu jednej strony.

Więcej o wydatkach ukrytych poza ceną urządzenia przeczytasz w artykule Koszty druku w firmie – jak obniżyć wydatki o 30–50%?. Copyline zwraca w nim uwagę między innymi na koszt materiałów, brak polityki drukowania, niepotrzebne wydruki oraz źle dobraną flotę urządzeń. anaged Print Services obniża koszty firmy?

Oszczędność w MPS nie wynika z jednego spektakularnego cięcia. Powstaje z wielu precyzyjnych zmian, które zaczynają działać równocześnie.

1. Audyt pokazuje, za co firma naprawdę płaci

Pierwszym krokiem jest inwentaryzacja środowiska druku.

Dostawca sprawdza liczbę i rodzaj urządzeń, ich lokalizację, miesięczne obciążenie, awaryjność, zużycie materiałów oraz koszt wykonywanych wydruków. Dzięki temu można zidentyfikować drukarki, które:

• są zbyt drogie w eksploatacji,
• często się psują,
• stoją niewykorzystane,
• pracują znacznie powyżej zalecanego obciążenia,
• dublują funkcje innych urządzeń,
• nie spełniają współczesnych wymagań bezpieczeństwa.

Bez takiego audytu decyzje podejmowane są na podstawie wrażeń. Z audytem można oprzeć je na licznikach, kosztach i faktycznym zachowaniu użytkowników.

2. Konsolidacja usuwa nadmiarowe urządzenia

W wielu firmach infrastruktura drukująca powstawała przez lata.

Jeden dział kupił drukarkę atramentową. Drugi niewielkie urządzenie laserowe. Kolejny przejął starszą kopiarkę z innego biura. Po pewnym czasie przedsiębiorstwo korzysta z przypadkowej mieszanki urządzeń, tonerów i umów serwisowych.

MPS pozwala zastąpić tę mozaikę mniejszą liczbą właściwie dobranych urządzeń wielofunkcyjnych.

Nie chodzi o usuwanie drukarek za wszelką cenę. Chodzi o dopasowanie ich liczby i wydajności do realnego obciążenia. Dobrze dobrane urządzenie centralne może przejąć zadania kilku drogich w utrzymaniu drukarek biurkowych, zapewniając jednocześnie szybsze skanowanie, druk dwustronny i lepsze zabezpieczenia.

3. Firma płaci za faktyczne wykorzystanie

W tradycyjnym modelu koszty pojawiają się nierównomiernie.

W jednym miesiącu firma kupuje kilka tonerów. W kolejnym płaci za naprawę. Następnie wymienia bęben albo kupuje nowe urządzenie. Budżet druku przypomina serię niespodzianek.

W modelu rozliczenia za stronę koszt staje się znacznie bardziej przewidywalny. Firma płaci za faktycznie wykonane wydruki zgodnie z warunkami umowy, a stawka może obejmować materiały eksploatacyjne, części oraz obsługę serwisową.

Łatwiej wówczas:

• zaplanować miesięczny budżet,
• policzyć koszt projektu lub działu,
• porównać okresy,
• zauważyć nagłe wzrosty wolumenu,
• przewidzieć skutki rozwoju zespołu.

4. Automatyczne dostawy tonerów eliminują zakupy awaryjne

Toner nie powinien kończyć się z zaskoczenia.

W środowisku zarządzanym stan materiałów eksploatacyjnych może być monitorowany zdalnie. Dostawca otrzymuje informację o zbliżającej się konieczności wymiany i organizuje dostawę, zanim urządzenie przestanie drukować.

Firma nie musi magazynować dużej liczby wkładów ani kupować ich w ostatniej chwili u przypadkowego sprzedawcy. Ogranicza również ryzyko zamówienia niewłaściwego produktu.

Znaczenie ma przy tym nie tylko cena samego tonera. Na koszt strony wpływają jego wydajność, jakość, kompatybilność oraz wpływ na stan urządzenia. Temat szerzej omawia poradnik Tonery i eksploatacja – ile naprawdę kosztuje użytkowanie drukarki?. zierżawa zamienia koszt inwestycji w przewidywalny wydatek

Zakup kilku nowoczesnych urządzeń może wymagać znacznego wydatku na początku. W przypadku dzierżawy firma nie musi angażować kapitału w sprzęt, który z czasem będzie tracił wartość i wymagał kolejnych nakładów.

Koszt zmienia się z inwestycyjnego w operacyjny. Przedsiębiorstwo korzysta z urządzeń w zamian za uzgodnioną opłatę, a dostawca może odpowiadać za materiały, części i utrzymanie sprzętu w sprawności.

W ofercie dzierżawy Copyline urządzenia są objęte obsługą techniczną, dostawami materiałów eksploatacyjnych z wyjątkiem papieru oraz wymianą części zgodnie z warunkami zawartej umowy. djęciem decyzji warto porównać oba modele. Pomaga w tym artykuł Drukarka – dzierżawić czy kupować?.

Awaria drukarki kosztuje więcej niż faktura za naprawę.

Pracownicy szukają innego urządzenia, przesyłają dokumenty między komputerami, czekają na pomoc działu IT albo odkładają zadanie. Jeżeli druk jest elementem obsługi klienta, logistyki, księgowości lub produkcji, przestój może zatrzymać część procesu biznesowego.

MPS przesuwa serwis z modelu reaktywnego w stronę działania planowego.

Monitoring pomaga wcześniej wykrywać niektóre problemy, a opieka serwisowa pozwala ograniczyć czas potrzebny na diagnozę i naprawę. Zakres reakcji, dostępność urządzenia zastępczego oraz poziom obsługi powinny być jasno opisane w umowie.

Efekt? Mniej telefonów wykonywanych w panice i mniej czasu traconego przez pracowników.

7. Polityka druku ogranicza niepotrzebne strony

Technologia nie wystarczy, jeżeli każdy użytkownik drukuje wszystko w dowolny sposób.

Dlatego częścią MPS może być firmowa polityka druku. Nie musi oznaczać skomplikowanego regulaminu. Często największe efekty przynoszą proste ustawienia:

• domyślny druk dwustronny,
• domyślny druk czarno-biały,
• ograniczenie koloru do wybranych użytkowników,
• przekierowanie dużych zadań na bardziej ekonomiczne urządzenie,
• blokada wydruków o nietypowo wysokiej liczbie stron,
• przypisanie kosztów do działów lub projektów.

Reguły działają automatycznie. Firma nie musi liczyć na to, że każdy pracownik za każdym razem pamięta o wyborze ekonomicznych ustawień.

8. Raporty zmieniają druk z kosztu „niewidzialnego” w mierzalny

Nie da się kontrolować wydatku, którego nie można zobaczyć.

Raportowanie w ramach MPS może pokazywać między innymi:

• miesięczny wolumen stron,
• udział wydruków kolorowych,
• wykorzystanie poszczególnych urządzeń,
• koszty generowane przez działy,
• częstotliwość awarii,
• zużycie materiałów,
• zmiany kosztów w czasie.

Dzięki temu zarząd, finanse i IT pracują na tych samych danych.

Jeżeli jeden dział nagle podwaja liczbę wydruków kolorowych, można sprawdzić przyczynę. Jeżeli konkretne urządzenie jest stale przeciążone, można zmienić konfigurację floty. Jeżeli drukarka pozostaje prawie nieużywana, można rozważyć jej przeniesienie lub usunięcie.

MPS nie tylko obniża koszty. Pokazuje, skąd one się biorą.

Przykład: ile może dać 20% oszczędności?

Załóżmy, że łączny koszt drukowania w firmie wynosi 10 000 zł miesięcznie. Kwota obejmuje sprzęt, materiały, serwis oraz pozostałe wydatki operacyjne.

Redukcja kosztów o 20% oznacza:

2 000 zł oszczędności miesięcznie, czyli 24 000 zł rocznie.

Przy koszcie 25 000 zł miesięcznie taki sam procent daje już 60 000 zł oszczędności w ciągu roku.

To jedynie przykład obliczeniowy. Rzeczywisty wynik zależy od obecnego kosztu strony, liczby urządzeń, wolumenu, udziału wydruków kolorowych, wieku sprzętu i poziomu marnotrawstwa.

Dlatego uczciwy dostawca nie zaczyna rozmowy od obietnicy konkretnego procentu. Zaczyna od danych.

Bezpieczeństwo druku również ma swoją cenę

Na drukarkach pojawiają się umowy, dokumenty kadrowe, dane klientów, informacje finansowe, dokumentacja medyczna i materiały objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.

Mimo to urządzenia drukujące bywają traktowane jak zwykłe wyposażenie biura, a nie element infrastruktury IT.

Badanie Quocirca z 2024 roku wykazało, że 67% ankietowanych organizacji doświadczyło w ciągu poprzednich 12 miesięcy co najmniej jednego przypadku utraty danych związanego z niebezpiecznymi praktykami drukowania. Średni koszt takiego zdarzenia przekraczał milion funtów. ograniczać ryzyko poprzez:

• autoryzację użytkownika kodem PIN lub kartą,
• wydruk podążający,
• szyfrowanie danych,
• kontrolę dostępu do funkcji urządzenia,
• centralne zarządzanie ustawieniami,
• rejestrowanie wykonanych operacji,
• regularne aktualizacje i standaryzację floty.

Wydruk podążający sprawia, że dokument nie pojawia się natychmiast na przypadkowej drukarce. Zadanie czeka w kolejce do momentu, gdy użytkownik podejdzie do wybranego urządzenia i potwierdzi swoją tożsamość.

To rozwiązanie chroni poufne informacje, ale ma też drugi efekt: ogranicza porzucone wydruki. Dokument wysłany przez pomyłkę nie zostanie wydrukowany, jeżeli użytkownik go nie zatwierdzi.

Przy wyborze sprzętu warto uwzględniać bezpieczeństwo już na etapie dopasowania urządzenia. Copyline omawia dostępne rozwiązania, takie jak druk poufny, PIN i kontrola uprawnień, w poradniku Jaką drukarkę do biura wybrać?. ygląda wdrożenie Managed Print Services?

Dobre wdrożenie nie zaczyna się od przywiezienia nowych drukarek. Zaczyna się od zrozumienia firmy.

Etap 1: analiza obecnego środowiska

Dostawca zbiera informacje o urządzeniach, licznikach, kosztach, awariach i sposobie pracy użytkowników.

Etap 2: projekt rozwiązania

Na podstawie danych określana jest optymalna liczba i lokalizacja urządzeń, ich wydajność, funkcje oraz sposób rozliczania.

Etap 3: instalacja i konfiguracja

Urządzenia są instalowane, podłączane do sieci oraz konfigurowane zgodnie z polityką druku i wymaganiami bezpieczeństwa.

Etap 4: szkolenie użytkowników

Pracownicy poznają najważniejsze funkcje, sposób bezpiecznego odbierania dokumentów, skanowania oraz zgłaszania problemów.

Etap 5: monitoring i bieżąca obsługa

Dostawca monitoruje urządzenia, organizuje materiały eksploatacyjne, realizuje serwis i analizuje raporty.

Etap 6: regularna optymalizacja

Środowisko druku zmienia się wraz z firmą. Rosną zespoły, pojawiają się nowe oddziały i zmienia się liczba dokumentów. Dlatego MPS powinien być procesem ciągłym, a nie jednorazową wymianą urządzeń.

Czy MPS jest rozwiązaniem tylko dla dużych korporacji?

Nie.

O opłacalności usługi nie decyduje wyłącznie liczba pracowników. Znaczenie mają wolumen druku, liczba urządzeń, częstotliwość awarii, wymagania bezpieczeństwa oraz czas poświęcany na obsługę sprzętu.

MPS może mieć sens również w kilkunastoosobowym biurze, jeżeli firma:

• regularnie kupuje tonery,
• korzysta z kilku urządzeń,
• drukuje ważne dokumenty,
• nie chce angażować pracowników w serwis,
• potrzebuje przewidywalnych kosztów,
• planuje rozwój.

W mniejszej organizacji usługa będzie po prostu miała odpowiednio węższy zakres. Pomoc w doborze urządzenia do liczby użytkowników znajdziesz w poradniku Drukarki dla biura 5–20 osób – co wybrać?. ed Print Services – koszt czy inwestycja?

Źle zarządzany druk jest kosztem.

Dobrze wdrożony MPS jest narzędziem kontroli tego kosztu.

Firma otrzymuje mniej urządzeń, ale lepiej dopasowanych. Mniej nieprzewidywalnych faktur. Mniej awaryjnych zakupów. Mniej porzuconych dokumentów. Mniej czasu traconego przez IT. Więcej danych, na podstawie których można podejmować decyzje.

Najważniejsza zmiana nie zachodzi jednak przy drukarce.

Zachodzi w sposobie myślenia: przedsiębiorstwo przestaje kupować kolejne urządzenia i tonery, a zaczyna zarządzać efektem, którego naprawdę potrzebuje — sprawnym, bezpiecznym i opłacalnym obiegiem dokumentów.

Sprawdź, ile kosztuje drukowanie w Twojej firmie

Pierwszym krokiem nie musi być wymiana całej infrastruktury. Powinna nim być analiza obecnych urządzeń, wolumenu i wydatków.

Copyline od ponad 20 lat zajmuje się sprzedażą, dzierżawą i serwisem urządzeń wielofunkcyjnych oraz wdrażaniem oprogramowania wspierającego zarządzanie drukiem. tuj się z Copyline](https://copyline.pl/) i sprawdź, które elementy Twojego środowiska druku można uprościć, zautomatyzować i zoptymalizować.

Bo najdroższa drukarka w firmie nie zawsze jest tą, która kosztowała najwięcej.

Często jest nią ta, której kosztów nikt nie mierzy.

FAQ – najczęstsze pytania o Managed Print Services

Czy MPS oznacza konieczność wymiany wszystkich drukarek?

Nie zawsze. Audyt może wykazać, że część obecnych urządzeń nadal dobrze spełnia swoje zadanie. MPS może obejmować zarówno konsolidację floty, jak i wykorzystanie części posiadanego sprzętu.

Co zazwyczaj obejmuje opłata za MPS?

Zakres zależy od umowy. Może obejmować korzystanie z urządzeń, tonery, części, serwis, monitoring, raportowanie oraz oprogramowanie do zarządzania drukiem. Papier zwykle pozostaje po stronie klienta.

Czy w MPS można kontrolować wydruki poszczególnych działów?

Tak. Systemy zarządzania drukiem mogą przypisywać wolumen i koszty do urządzeń, użytkowników, działów, projektów lub centrów kosztowych.

Czy Managed Print Services poprawia bezpieczeństwo danych?

Tak, pod warunkiem wdrożenia odpowiednich funkcji i procedur. Autoryzacja, wydruk podążający, kontrola dostępu i monitoring pomagają ograniczać ryzyko pozostawienia poufnego dokumentu na tacy urządzenia oraz nieautoryzowanego korzystania z funkcji drukarki.

Jak sprawdzić, czy MPS będzie opłacalny?

Najlepszym punktem wyjścia jest audyt obejmujący liczbę urządzeń, miesięczny wolumen, koszty tonerów i napraw, awaryjność oraz czas poświęcany na obsługę sprzętu. Dopiero na tej podstawie można wiarygodnie porównać obecny model z usługą MPS.