Piątek, kilka minut po szesnastej. Księgowa wysyła do wspólnej drukarki zestawienie wynagrodzeń na poniedziałkową naradę, po czym odbiera telefon od klienta i na chwilę znika w drugim pokoju. Kartki leżą na tacy, a obok przechodzą kolejne osoby: kolega z handlu po swoje oferty, kurier z paczką, kandydat czekający na rozmowę rekrutacyjną. Nikt nie ma złych zamiarów, ale poufne dane leżą na widoku.
Taka sytuacja zdarza się w biurach codziennie i w większości firm kończy się bez konsekwencji – do dnia, w którym kończy się inaczej. Dobra wiadomość jest taka, że problem da się rozwiązać prosto i bez rewolucji w codziennej pracy. Wystarczy, że drukarka wyda dokument dopiero wtedy, gdy przy urządzeniu stanie jego właściciel.
Krótka odpowiedź: poufne dokumenty w biurze chroni drukowanie z autoryzacją. Zadanie trafia do kolejki, a drukarka wydaje je dopiero wtedy, gdy użytkownik potwierdzi tożsamość przy urządzeniu – kodem PIN, kartą zbliżeniową albo jednym i drugim. Żeby ochrona była pełna, trzeba do tego dołożyć szyfrowanie danych w urządzeniu, aktualizacje oprogramowania, kontrolowane skanowanie i niszczenie zbędnych wydruków. Poniżej wyjaśniamy, jak to działa, którą metodę wybrać i jak wdrożyć ją w firmie bez paraliżowania codziennej pracy.
Dlaczego wydruk leżący na tacy to realne ryzyko?
Wspólna drukarka bywa traktowana jak mebel: stoi na korytarzu, korzysta z niej cały zespół i nikt nie czuje się za nią odpowiedzialny. Tymczasem przechodzą przez nią umowy, listy płac, dokumenty rekrutacyjne, dane klientów, oferty handlowe i projekty. Zwykły wydruk bez autoryzacji ma kilka słabych punktów:
- zadanie czeka na tacy, aż ktoś je odbierze – niekoniecznie jego autor,
- wydruki różnych osób mieszają się, a cudzą kartkę łatwo zabrać razem ze swoimi,
- dokument wysłany w pośpiechu i zapomniany zostaje przy urządzeniu do następnego dnia,
- w biurze regularnie bywają osoby spoza firmy: goście, kurierzy, kandydaci, ekipa sprzątająca,
- wydruk, którego nikt nie odebrał, wciąż zawiera dane, które trzeba później zniszczyć w sposób uniemożliwiający odczyt.
Z punktu widzenia przepisów to nie drobiazg. RODO wymaga, aby dane osobowe były przetwarzane w sposób zapewniający ich poufność (art. 5 ust. 1 lit. f), a administrator musi stosować środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka (art. 32). Dokument z danymi pracowników czy klientów, który leży na tacy bez nadzoru, trudno uznać za zabezpieczony. Odpowiedzialność za ewentualne naruszenie spoczywa na firmie niezależnie od tego, czy ktokolwiek miał złe zamiary, a kary administracyjne mogą sięgać nawet 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu, zależnie od rodzaju naruszenia.
W organizacjach, które muszą się liczyć z wymogami NIS2, dochodzi drugi argument: drukarki i urządzenia wielofunkcyjne są dziś pełnoprawnymi punktami końcowymi sieci. Przetwarzają dane, mają dostęp do poufnych informacji i wymagają kontroli dostępu, aktualizacji oraz monitorowania, tak jak każdy inny element infrastruktury IT.
Jak działa drukowanie po uwierzytelnieniu?
Zasada jest zawsze taka sama: wysłanie dokumentu do druku i jego fizyczne wydrukowanie to dwa oddzielne kroki. Po kliknięciu „Drukuj” zadanie trafia do kolejki, a papier pojawia się dopiero wtedy, gdy użytkownik potwierdzi tożsamość przy urządzeniu. Zadania, których nikt nie zwolni, w większości systemów można automatycznie usuwać po ustalonym czasie, dzięki czemu nie zalegają w kolejce ani nie zużywają papieru i tonera.
Na rynku spotkasz dwa podstawowe podejścia.
Zabezpieczony wydruk na wybranym urządzeniu
Użytkownik wysyła zadanie do konkretnej drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego, a ono wstrzymuje wydruk do chwili podania PIN-u albo przyłożenia karty. To rozwiązanie proste w założeniu i szybkie we wdrożeniu przy niewielkiej liczbie urządzeń. Jego ograniczeniem jest to, że dokument jest związany z jednym urządzeniem: jeśli akurat jest zajęte albo ma awarię, zadanie trzeba wysłać od nowa. Przykładem rozwiązań, które pozwalają wymusić autoryzację przed dostępem do funkcji urządzenia i zabezpieczyć poufne dokumenty przed odebraniem przez niepowołaną osobę, są Card Authentication Package oraz Enhanced Locked Print NX.
Wydruk podążający (follow-me printing)
W tym modelu dokumenty trafiają na centralny serwer, a użytkownik odbiera je na dowolnym urządzeniu w firmie po zalogowaniu się PIN-em lub kartą zbliżeniową. Nie musi z góry wybierać drukarki, nie ma problemu z zajętym lub uszkodzonym urządzeniem, a dział IT zyskuje jedno miejsce, z którego kontroluje zasady druku, uprawnienia i raporty. Dlatego wydruk podążający sprawdza się szczególnie tam, gdzie urządzeń jest kilka lub kilkanaście, a zespół pracuje na różnych piętrach albo w kilku lokalizacjach.
PIN czy karta zbliżeniowa – którą metodę wybrać?
Wybór metody uwierzytelniania to kompromis między wygodą, kosztem i poziomem ochrony. Najważniejsze różnice zebraliśmy w tabeli.
| PIN | Karta zbliżeniowa | Karta + PIN | |
|---|---|---|---|
| Wygoda | Wpisanie kodu na panelu urządzenia | Przyłożenie karty do czytnika, kilka sekund | Karta, a potem kod – dodatkowy krok |
| Koszt wdrożenia | Najniższy, bez dodatkowych czytników | Wyższy: czytniki przy urządzeniach i karty (często już posiadane) | Jak przy karcie |
| Poziom ochrony | Dobry, ale zależy od dyscypliny użytkowników | Wysoki, zależy od technologii karty | Najwyższy – dwa niezależne elementy |
| Typowe słabości | Podejrzenie kodu, kody typu 1234, pożyczanie PIN-u | Zgubiona lub pożyczona karta, starsze karty łatwe do skopiowania | Dłuższy czas obsługi |
| Najlepiej sprawdza się | W małych biurach i przy kilku urządzeniach | W firmach, w których pracownicy już używają kart lub identyfikatorów | Przy dokumentach szczególnie wrażliwych: kadry, finanse, dane medyczne, dokumentacja prawna |
Drukowanie PIN-em – tanio i prosto, ale wymaga dyscypliny
PIN nie wymaga dodatkowego sprzętu, więc to najłatwiejszy sposób, żeby zacząć. Użytkownik wpisuje kod na panelu urządzenia, a drukarka zwalnia jego dokumenty. Słabością tej metody jest czynnik ludzki: kod można podejrzeć, pożyczyć koledze albo zapisać na karteczce przyklejonej do monitora. Kilka zasad ogranicza te ryzyka:
- unikaj prostych kombinacji (1234, 0000, data urodzenia) i ustal minimalną długość kodu,
- jeśli system na to pozwala, wybierz kod przypisany do konta użytkownika, a nie ustawiany przy każdym wydruku – łatwiej go zapamiętać, więc rzadziej ląduje na karteczce,
- zadbaj, by kod był maskowany na ekranie, a urządzenia nie stały w miejscu, w którym każdy zajrzy komuś przez ramię,
- jasno zakaż udostępniania kodów i ustal procedurę na czas zastępstw i urlopów.
Drukowanie kartą zbliżeniową – szybko i wygodnie
Karta, którą pracownik i tak nosi przy sobie – identyfikator, karta dostępu do biura – staje się kluczem do drukarki. Przyłożenie jej do czytnika zajmuje chwilę, nie trzeba niczego zapamiętywać, a zalogowanie nie zależy od tego, czy ktoś podejrzał kod. Metoda jest więc wygodniejsza i zwykle bezpieczniejsza od samego PIN-u, ale wymaga przygotowania:
- czytnik kart, zwykle montowany przy urządzeniu, musi być zgodny zarówno z modelem urządzenia, jak i z używanymi kartami – warto to sprawdzić przed zakupem,
- starsze, niskoczęstotliwościowe karty można stosunkowo łatwo skopiować, dlatego jeśli to możliwe, wybieraj standardy z szyfrowaną komunikacją,
- potrzebna jest procedura na kartę zgubioną, pożyczoną lub zapomnianą: blokowanie, wydanie zastępczej i chwilowa alternatywa.
Karta i PIN łącznie – dla dokumentów najwyższej wrażliwości
Połączenie obu metod wymaga od użytkownika dwóch niezależnych elementów: czegoś, co ma (karta), i czegoś, co wie (PIN). Zgubiona karta nie wystarcza do odebrania dokumentów, a podejrzany kod nie działa bez karty. Takie podejście bywa uzasadnione w działach kadr i finansów, w kancelariach prawnych czy placówkach medycznych, w których przez urządzenia przechodzą dane szczególnie wrażliwe. Kosztem jest dodatkowy krok przy każdym odbiorze wydruku, dlatego tam, gdzie system na to pozwala, warto zastosować je selektywnie – dla wybranych grup użytkowników lub urządzeń.
Jak wybrać? Prosta reguła
Małe biuro i kilka urządzeń – zacznij od PIN-u. Firma, w której pracownicy już używają kart – postaw na kartę. Dane wrażliwe – karta z PIN-em. Część systemów oferuje też logowanie kontem firmowym czy wysyłanie zadań z aplikacji mobilnej lub strony WWW, ale dostępność takich opcji zależy od oprogramowania i urządzenia, więc omawia się ją na etapie doradztwa.
Bezpieczny druk to nie tylko logowanie – siedem elementów, o których warto pamiętać
Uwierzytelnianie przy urządzeniu rozwiązuje problem wydruku leżącego na tacy, ale to tylko jedno ogniwo. Bezpieczne środowisko druku obejmuje jeszcze:
- Szyfrowanie danych. Dokumenty oczekujące na wydruk i pliki tymczasowe przetwarzane przez urządzenie powinny być chronione zarówno podczas przesyłu, jak i na nośnikach urządzenia. Dzięki temu przechwycone lub odzyskane dane nie dają się łatwo odczytać.
- Aktualizacje oprogramowania urządzeń. Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne działają na oprogramowaniu układowym (firmware), które – jak każde oprogramowanie – może zawierać podatności. Regularne aktualizacje najlepiej wpisać w harmonogram serwisu urządzeń biurowych, który obejmuje także aktualizację oprogramowania układowego.
- Kontrolowane skanowanie. Skanowanie to druga strona obiegu dokumentów. Jeśli każdy może wysłać skan w dowolne miejsce bez logowania, kontrola nad informacją kończy się przy szybie skanera. Zalogowany użytkownik powinien wysyłać pliki do zatwierdzonych lokalizacji: własnej skrzynki e-mail, folderu sieciowego, wskazanej aplikacji.
- Uprawnienia, limity i raporty. Kto może kopiować w kolorze, skanować do poczty albo w ogóle korzystać z urządzenia? Raporty z użycia pomagają wychwycić nietypowe zachowania, spełnić wymogi audytu i przy okazji ograniczyć koszty. W większych organizacjach służy do tego oprogramowanie do zarządzania flotą drukarek.
- Bezpieczne usuwanie danych z urządzeń. Na nośnikach urządzeń mogą zostać ślady przetwarzanych dokumentów. Przy wymianie sprzętu, zwrocie urządzenia z dzierżawy albo przekazaniu go do naprawy poza siedzibą firmy warto z dostawcą uzgodnić, jak dane są zabezpieczane lub trwale usuwane.
- Niszczenie zbędnych dokumentów. Nie każdy wydruk trzeba przechowywać. Niszczarka stojąca obok drukarki skraca drogę dokumentu do końca jego życia. Przy danych osobowych za minimum uznaje się poziom P-4 normy DIN 66399, a dobór urządzenia warto oprzeć na normach bezpieczeństwa niszczarek. Odpowiednie modele znajdziesz wśród niszczarek biurowych.
- Nawyki i procedury. Technologia nie zastąpi zasad: odbieranie wydruków od razu, niepozostawianie oryginałów na szybie skanera i w podajnikach, polityka czystego biurka, krótkie szkolenie dla nowych pracowników. To samo dotyczy wizyt serwisu – przed przyjazdem technika dokumenty poufne z podajników i szyby skanera powinny zostać zabezpieczone.
Jak wdrożyć bezpieczne drukowanie w firmie – krok po kroku
- Zrób przegląd tego, co masz. Ile jest urządzeń, jakich marek i w jakim stanie? Kto drukuje, gdzie stoją urządzenia i jakie dokumenty przez nie przechodzą? Pomaga w tym audyt parku maszynowego, który pokazuje, czy obecny sprzęt da się zabezpieczyć, czy bardziej opłaca się go wymienić.
- Wskaż najbardziej wrażliwe dokumenty. Kadry, płace, finanse, umowy, dane klientów i pacjentów – to je trzeba chronić w pierwszej kolejności i dla nich rozważyć mocniejszą metodę, czyli kartę z PIN-em.
- Wybierz metodę uwierzytelniania. Skorzystaj z tabeli powyżej. Jeśli w firmie funkcjonują już karty dostępu, sprawdź, czy da się je wykorzystać.
- Dobierz architekturę. Przy kilku urządzeniach w jednym biurze wystarczy zabezpieczony wydruk na urządzeniu. Przy wielu działach, lokalizacjach i parku złożonym z urządzeń różnych producentów lepszy będzie centralny system wydruku podążającego.
- Sprawdź, czy urządzenia to udźwigną. Uwierzytelnianie przy urządzeniu wymaga panelu obsługi lub czytnika, a część funkcji bezpieczeństwa zależy od modelu. Jeżeli park jest stary, rozsądnym krokiem bywa wymiana na nowe urządzenia wielofunkcyjne, a w mniejszych działach – na drukarki biurowe z odpowiednim zestawem funkcji.
- Uruchom pilotaż. Zacznij od jednego działu, na przykład kadr albo księgowości, zbierz uwagi i dopiero potem rozszerz wdrożenie na całą firmę.
- Ustal zasady i przeszkol zespół. Określ czas wygasania niezwolnionych zadań, wymagania dla PIN-u, procedurę zgubionej karty, sposób drukowania dla gości i zasady zastępstw. Krótka instrukcja i pięciominutowe szkolenie oszczędzają potem wiele pytań do działu IT.
- Mierz i poprawiaj. Raporty pokażą, ile zadań nie zostało odebranych, które urządzenia są przeciążone i gdzie można ograniczyć koszty.
Dla kogo bezpieczny wydruk jest szczególnie ważny?
- Biura rachunkowe i działy księgowości. W biurze rachunkowym deklaracje, JPK, sprawozdania i dane klientów przechodzą przez drukarkę codziennie.
- Kancelarie i działy prawne. Umowy, pisma procesowe i korespondencja objęta tajemnicą zawodową.
- Działy HR i kadr. CV, umowy o pracę, oceny okresowe i wynagrodzenia.
- Placówki medyczne. Dokumentacja pacjentów należy do danych szczególnie chronionych.
- Urzędy i szkoły. Dane obywateli, uczniów i rodziców; o specyfice wyposażenia takich miejsc piszemy w przewodniku po sprzęcie biurowym dla szkół i urzędów.
- Biura typu open space. Jedno urządzenie, wiele osób i duży ruch gości.
Czy bezpieczne drukowanie się opłaca?
Ochrona dokumentów to główny powód, ale nie jedyny. Wydruk zwalniany po uwierzytelnieniu eliminuje kategorię kosztów, o której rzadko się myśli: dokumenty wydrukowane i nigdy niezabrane. Zadanie, którego nikt nie zwolnił, po prostu nie zużywa papieru ani tonera. W połączeniu z raportami i limitami przekłada się to na niższe realne koszty eksploatacji, i to bez zmiany nawyków użytkowników. Producent platformy STREAMLINE NX® deklaruje nawet 40% niższe całkowite koszty operacyjne związane z dokumentami, choć skala oszczędności zawsze zależy od punktu wyjścia i od tego, jak firma korzystała z druku wcześniej.
Koszt wdrożenia zależy od liczby urządzeń i użytkowników, wybranej metody (PIN jest tańszy niż karty z czytnikami) oraz tego, czy wystarczy funkcja samego urządzenia, czy potrzebny jest centralny system. Jeśli wolisz przewidywalny miesięczny koszt zamiast jednorazowej inwestycji, warto porównać zakup z dzierżawą urządzeń lub outsourcingiem druku w modelu Managed Print Services – i od razu ustalić, czy dany wariant obejmuje funkcje zabezpieczające.
Bezpieczne drukowanie w ofercie Copyline
Copyline z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim dostarcza urządzenia, oprogramowanie i serwis, więc cały proces – od doboru metody po obsługę po wdrożeniu – można załatwić u jednego wykonawcy.
Urządzenia. W ofercie są nowe urządzenia wielofunkcyjne marek Canon, Ricoh, Develop, Triumph-Adler i Brother w wersjach A4 i A3 oraz drukarki biurowe. Przy dokumentach wrażliwych liczą się uwierzytelnianie użytkowników, szyfrowanie transmisji i blokada nieautoryzowanych funkcji. Dostępność czytników kart i funkcji bezpieczeństwa zależy od modelu, dlatego dobieramy sprzęt do potrzeb firmy, a nie odwrotnie.
Systemy zarządzania wydrukiem. W kategorii zarządzanie wydrukiem znajdziesz m.in.:
- Q-Vision – system programowo-sprzętowy, który kontroluje dostęp użytkowników do urządzeń drukujących, kopiujących i skanujących, realizuje wydruk podążający i monitoruje materiały eksploatacyjne; działa zarówno w prostych instalacjach jednoserwerowych, jak i rozproszonych na wiele serwerów,
- STREAMLINE NX® – pakiet aplikacji z bezpiecznym zwalnianiem wydruków i rejestrowaniem zadań użytkowników na potrzeby audytu,
- X-Print – system dla środowisk Linux, który zabezpiecza urządzenia przed nieautoryzowanym użyciem, monitoruje pracę urządzeń i obsługuje zaawansowane skanowanie do aplikacji z procesami i szablonami,
- System PayPrint – rozwiązanie do zarządzania wydrukami, kopiami i skanami z prostym mechanizmem mikropłatności; zadania wysyła się ze strony WWW lub aplikacji mobilnej, a zwalnia po autoryzacji przy urządzeniu.
Serwis. Serwis drukarek i urządzeń biurowych w Gorzowie Wielkopolskim i na terenie całego województwa lubuskiego, z bezpłatnym dojazdem, bezpłatnym urządzeniem zastępczym przy poważniejszej awarii i aktualizacją oprogramowania układowego. Obsługujemy także sprzęt, który nie został kupiony u nas.
Chcesz sprawdzić, jak zabezpieczyć druk w swojej firmie? Napisz do nas lub zadzwoń pod numer +48 95 722 70 29. Wspólnie przejrzymy obecne urządzenia i dobierzemy metodę uwierzytelniania oraz system, który pasuje do skali Twojej organizacji.
Podsumowanie
Bezpieczne drukowanie PIN-em lub kartą to jedna z tańszych i skuteczniejszych zmian, jakie można wprowadzić w biurze. Dokument czeka w kolejce, dopóki jego właściciel nie stanie przy urządzeniu, więc poufne informacje nie leżą na tacy, a firma zyskuje lepszą kontrolę nad tym, kto i co drukuje. PIN sprawdzi się tam, gdzie liczy się niski koszt, karta tam, gdzie liczy się wygoda, a ich połączenie – przy najbardziej wrażliwych danych. Najlepsze efekty daje jednak podejście całościowe: uwierzytelnianie, szyfrowanie, aktualizacje, kontrolowane skanowanie, niszczenie zbędnych dokumentów i jasne zasady dla zespołu.
FAQ
Czy drukowanie z PIN-em jest bezpieczne?
Znacząco bezpieczniejsze niż zwykły wydruk, bo dokument nie pojawia się na tacy, dopóki użytkownik nie poda kodu. Poziom ochrony zależy jednak od dyscypliny: kod powinien być trudny do odgadnięcia, nieudostępniany innym i maskowany na ekranie. Przy bardziej wrażliwych dokumentach lepszym wyborem jest karta albo karta z PIN-em.
Czym różni się wydruk podążający od zwykłego drukowania z PIN-em?
Przy zabezpieczonym wydruku na urządzeniu zadanie jest wysyłane do konkretnej drukarki i tam czeka na zwolnienie. W wydruku podążającym trafia na serwer i można je odebrać na dowolnym urządzeniu w firmie po zalogowaniu. Drugi model jest wygodniejszy w większych organizacjach i daje centralne raporty, ale wymaga serwera i oprogramowania.
Czy karta zbliżeniowa jest lepsza od PIN-u?
Zwykle tak, bo użytkownik nie musi niczego pamiętać, a kodu nie da się podejrzeć. Karta wymaga jednak czytników, zgodności z używanym systemem kart i procedury na wypadek zgubienia. Najwyższy poziom ochrony daje połączenie obu metod.
Co się dzieje z dokumentem, którego nie odbiorę?
Zadanie pozostaje w kolejce i nie jest drukowane. W większości systemów można ustawić czas, po którym niezwolnione zadania są automatycznie usuwane, dzięki czemu nie zalegają i nie zużywają papieru ani tonera.
Czy bezpieczny wydruk jest wymagany przez RODO lub NIS2?
Żaden z tych aktów nie wskazuje wprost konkretnej technologii druku. RODO wymaga środków technicznych i organizacyjnych adekwatnych do ryzyka, a NIS2 – szerszego, całościowego zarządzania ryzykiem cyberbezpieczeństwa. Drukowanie po uwierzytelnieniu to jeden z prostszych sposobów, by pokazać, że ryzyko związane z dokumentami na tacy zostało uwzględnione. Konkretne obowiązki Twojej organizacji warto skonsultować z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
Czy każde urządzenie obsłuży drukowanie z autoryzacją?
Nie. Uwierzytelnianie przy urządzeniu wymaga panelu obsługi lub czytnika, a zakres funkcji zależy od modelu i oprogramowania. Starsze urządzenia i proste drukarki bez panelu często nie pozwalają na takie rozwiązanie, dlatego przed wdrożeniem warto sprawdzić park urządzeń.
Czy można zabezpieczyć także skanowanie i kopiowanie?
Tak. Te same mechanizmy kontroli dostępu mogą obejmować kopiowanie i skanowanie: zalogowany użytkownik wysyła skan do wskazanych wcześniej lokalizacji, a administrator decyduje, kto ma dostęp do których funkcji.
Czy wdrożenie zadziała przy urządzeniach różnych producentów?
To zależy od wybranego systemu. Centralne systemy zarządzania wydrukiem projektuje się tak, by współpracowały z wieloma markami, jednak zgodność z konkretnymi modelami zawsze trzeba sprawdzić przed zakupem. Przy parku złożonym z różnych urządzeń najlepiej zacząć od krótkiej analizy tego, co już jest w firmie.
