Strzelce Krajeńskie – dzierżawa kserokopiarek dla szkół i placówek oświatowych

Sekretariat szkoły podstawowej, wrzesień: stara kopiarka odmawia posłuszeństwa, a budżet placówki na ten rok jest już zamknięty. Nauczyciel czeka na wydruk kartkówki pięć minut przed dzwonkiem. W maju, tuż przed egzaminem ósmoklasisty, urządzenie zacina co trzecią kartkę, a w sekretariacie rośnie stos dokumentów do skopiowania na już. W żadnej z tych sytuacji dyrektor szkoły nie ma czasu ani budżetu na szukanie kilkunastu tysięcy złotych na nowe urządzenie – potrzebuje rozwiązania, które po prostu działa, w przewidywalnej, miesięcznej racie.

Strzelce Krajeńskie, jako siedziba powiatu strzelecko-drezdeneckiego, skupiają w jednym mieście większość placówek oświatowych obsługujących gminę i okoliczne miejscowości – od żłobka i przedszkoli, przez szkoły podstawowe, po liceum i szkoły zawodowe. Dla wszystkich tych instytucji dzierżawa kserokopiarki bywa rozwiązaniem znacznie lepiej dopasowanym do specyfiki budżetu publicznego niż jednorazowy zakup. O tym, jak dobrać samo urządzenie dla szkoły czy urzędu w regionie, pisaliśmy już szerzej w przewodniku o urządzeniach biurowych dla szkół i urzędów w województwie lubuskim. Ten artykuł skupia się wyłącznie na Strzelcach Krajeńskich i wyłącznie na dzierżawie – czyli na modelu finansowania, który dla wielu placówek oświatowych okazuje się najprostszą drogą do sprawnego sprzętu bez obciążania budżetu inwestycyjnego.

Strzelce Krajeńskie jako ośrodek oświatowy powiatu strzelecko-drezdeneckiego

Strzelce Krajeńskie leżą ok. 25 km na północny wschód od Gorzowa Wielkopolskiego, przy drodze krajowej nr 22, i od 1999 roku ponownie pełnią funkcję siedziby powiatu – wcześniej, od XIV wieku aż do 1975 roku, miasto również było ośrodkiem powiatowym. Samo miasto liczy ok. 10 tys. mieszkańców, a cała gmina miejsko-wiejska Strzelce Krajeńskie – ok. 16 tys. Powiat strzelecko-drezdenecki, obejmujący pięć gmin (Strzelce Krajeńskie, Drezdenko, Dobiegniew, Stare Kurowo i Zwierzyn), zamieszkuje łącznie ok. 50 tys. osób.

Status siedziby gminy i powiatu oznacza, że w Strzelcach Krajeńskich skoncentrowana jest znaczna część lokalnej infrastruktury oświatowej. Na terenie miasta i gminy działają m.in.:

• Żłobek Samorządowy w Strzelcach Krajeńskich,
• trzy przedszkola: Przedszkole Samorządowe nr 1, Przedszkole Samorządowe nr 2 oraz Przedszkole Publiczne ABC,
• Szkoła Podstawowa nr 1 i Szkoła Podstawowa nr 2 w Strzelcach Krajeńskich, a także wiejskie szkoły podstawowe w Bobrówku, Ogardach i Tucznie,
• Liceum Ogólnokształcące im. Macieja Rataja,
• Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego – technikum oraz branżowa szkoła I stopnia,
• Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy im. Janusza Korczaka.

Każda z tych placówek – niezależnie od tego, czy to kilkuosobowe przedszkole, czy licząca kilkuset uczniów szkoła podstawowa – codziennie generuje wydruki i kopie: sprawdziany, arkusze ocen, dyplomy, dokumentację pedagogiczną, korespondencję z rodzicami, materiały do zajęć. Dla żadnej z nich awaria kserokopiarki nie jest sprawą drugorzędną, a jednorazowy wydatek kilkunastu tysięcy złotych na nowy sprzęt bywa trudny do wygospodarowania w rocznym budżecie placówki.

Dlaczego szkoły i przedszkola wybierają dzierżawę zamiast zakupu

Placówki oświatowe – w odróżnieniu od prywatnych firm – planują wydatki w cyklu rocznym, a budżet szkoły czy przedszkola jest zwykle ściśle określony i niewielki na pozycje inwestycyjne. Jednorazowy zakup kserokopiarki klasy departamentowej to koszt liczony w tysiącach złotych, który trzeba „upchnąć” w budżecie inwestycyjnym – często kosztem innych potrzeb placówki. Dzierżawa rozwiązuje ten problem, zamieniając duży, jednorazowy wydatek w stałą, przewidywalną opłatę miesięczną, rozliczaną jako wydatek bieżący.

Do tego dochodzi kwestia serwisu. Szkoła czy przedszkole rzadko ma własny dział IT czy administracyjny zdolny samodzielnie zarządzać naprawami, zamówieniami tonerów i częściami zamiennymi. W modelu dzierżawy to dostawca bierze na siebie utrzymanie sprzętu w sprawności technicznej przez cały okres umowy – sekretariat płaci jedną, znaną z góry ratę i nie musi pilnować dodatkowych spraw.

Więcej o różnicach między zakupem, dzierżawą a leasingiem – w tym o tym, kiedy każde z tych rozwiązań faktycznie się opłaca – piszemy w artykule Leasing czy dzierżawa drukarki – co się bardziej opłaca firmie w 2026 roku?. Zasady tam opisane mają zastosowanie również do szkół, przedszkoli i innych placówek oświatowych – z tą różnicą, że w sektorze publicznym przewidywalność miesięcznego kosztu i brak jednorazowego obciążenia budżetu inwestycyjnego liczą się jeszcze bardziej niż w prywatnej firmie.

Jak wygląda dzierżawa kserokopiarki w Copyline

Dzierżawa urządzeń biurowych w Copyline opiera się na 3-letniej umowie, w ramach której firma dostarcza urządzenie, instaluje je wraz z niezbędnym oprogramowaniem i szkoli wskazaną liczbę użytkowników – w praktyce pracowników sekretariatu i nauczycieli korzystających ze sprzętu na co dzień. Przez cały okres trwania umowy Copyline utrzymuje maszynę w sprawności technicznej, dostarcza materiały eksploatacyjne (poza papierem) oraz wymienia zużyte części, zostawiając w placówce także komplet zapasowych materiałów.

Rozliczenie jest miesięczne i składa się z dwóch elementów: stałej opłaty abonamentowej oraz kosztu za każdą faktycznie wykonaną kopię lub wydruk. Taki model automatycznie dopasowuje koszt do rzeczywistego zużycia w danej placówce – inaczej wygląda to w kilkuosobowym przedszkolu, a inaczej w liceum z kilkuset uczniami. Po zakończeniu 3-letniej umowy placówka ma możliwość wykupu urządzenia za symboliczną złotówkę, co dla wielu szkół i przedszkoli oznacza w praktyce docelowe przejęcie sprzętu na własność bez dodatkowych formalności.

Kto w placówce oświatowej decyduje o dzierżawie – gmina, powiat czy dyrektor

Warto wiedzieć, że proces decyzyjny dotyczący dzierżawy sprzętu wygląda inaczej w zależności od typu placówki – wynika to z tego, kto jest tzw. organem prowadzącym, czyli podmiotem odpowiedzialnym za finansowanie i bieżące funkcjonowanie danej szkoły.

• Żłobek, przedszkola i szkoły podstawowe w Strzelcach Krajeńskich prowadzone są przez gminę Strzelce Krajeńskie, a ich obsługę administracyjno-finansową zapewnia Samorządowe Centrum Obsługi Placówek Oświatowych (SCOPO). To zwykle tam – we współpracy z dyrektorem placówki – zapadają decyzje o formie finansowania sprzętu biurowego.
• Liceum Ogólnokształcące, Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego oraz Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy są jednostkami powiatowymi, prowadzonymi przez Starostwo Powiatowe w Strzelcach Krajeńskich. W ich przypadku decyzja o dzierżawie sprzętu częściej wymaga akceptacji na poziomie starostwa, zwłaszcza gdy wartość umowy jest wyższa.

W praktyce oznacza to, że dyrektor niewielkiego przedszkola może samodzielnie negocjować warunki dzierżawy jednego urządzenia, podczas gdy w przypadku większej szkoły ponadpodstawowej warto od razu przygotować ofertę w formie, którą łatwo przedstawić i rozliczyć w ramach budżetu jednostki prowadzącej – z jasno opisanym modelem rozliczenia i pełną specyfikacją kosztów.

Co powinna zawierać umowa dzierżawy dla szkoły lub przedszkola

Dobrze skonstruowana umowa dzierżawy dla placówki oświatowej powinna uwzględniać kilka elementów specyficznych dla tego sektora, które rzadko są istotne w typowej firmie prywatnej.

Ochrona danych uczniów

Szkoły i przedszkola przetwarzają dane osobowe dzieci i rodziców na dużą skalę – od danych w dziennikach elektronicznych, przez arkusze ocen, po dokumentację pedagogiczną czy medyczną. Warto zwrócić uwagę na:

• wydruk z autoryzacją (kod PIN lub karta), eliminujący ryzyko pozostawienia poufnego dokumentu na tacy odbiorczej w ogólnodostępnym sekretariacie,
• bezpieczne niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe – zgodnie z wymogami ochrony danych sprawdzają się tu niszczarki biurowe z oferty Copyline, dobrane skalą do wolumenu danej placówki,
• procedurę postępowania z pamięcią urządzenia przekazywanego do serwisu lub wycofywanego z eksploatacji na koniec umowy dzierżawy.

Harmonogram roku szkolnego

W odróżnieniu od typowej firmy, praca szkoły ma wyraźną sezonowość: okres wzmożonego druku przed egzaminami (ósmoklasisty, maturalnym), okresy wystawiania świadectw na koniec semestru, a także wakacyjną przerwę, którą warto wykorzystać na przeglądy konserwacyjne bez wpływu na bieżącą pracę placówki. Dobra umowa dzierżawy powinna to uwzględniać – zarówno w harmonogramie przeglądów, jak i w gwarantowanym czasie reakcji serwisu w newralgicznych okresach roku szkolnego.

Urządzenie zastępcze i czas reakcji

Awaria kserokopiarki tuż przed egzaminem czy wydawaniem świadectw to realny problem organizacyjny. Warto, by umowa jasno określała czas reakcji serwisu oraz zasady udostępnienia bezpłatnego urządzenia zastępczego na czas naprawy wymagającej transportu sprzętu do serwisu.

Jakie urządzenia sprawdzają się w szkołach i przedszkolach w Strzelcach Krajeńskich

Dobór urządzenia do dzierżawy zależy przede wszystkim od wielkości placówki i charakteru drukowanych dokumentów. Poniżej przegląd segmentów na bazie oferty urządzeń wielofunkcyjnych nowych Copyline oraz oferty drukarek biurowych.

Przedszkola i mniejsze sekretariaty szkolne – kompaktowe urządzenia A4

Dla żłobka, przedszkola czy niewielkiej wiejskiej szkoły podstawowej (jak te w Bobrówku, Ogardach czy Tucznie) dobrze sprawdzają się kompaktowe czarno-białe urządzenia wielofunkcyjne, np. Brother DCP-L5510DW czy Brother DCP-L5710DW – łączą druk, kopiowanie i skanowanie, oferują automatyczny druk dwustronny i łączność Wi-Fi, przy niskim koszcie eksploatacji i prostej obsłudze, którą łatwo powierzyć jednej osobie w sekretariacie.

Szkoły podstawowe nr 1 i nr 2 – klasa departamentowa A4/A3

Szkoły obsługujące po kilkuset uczniów generują istotnie wyższy wolumen wydruków – sprawdziany, materiały dydaktyczne, dokumentację całej placówki. Tu lepiej sprawdzą się urządzenia klasy departamentowej, np. seria Canon imageFORCE w formacie A4 (modele 610 i 710) lub, przy wyższym zapotrzebowaniu, w formacie A3 (6155 i 6160), a także urządzenia Develop ineo 225i i 301i – zaprojektowane do obsługi wielu użytkowników jednocześnie, z pojemniejszymi podajnikami papieru.

Liceum, CKZiU i większe placówki – druk kolorowy

Liceum Ogólnokształcące czy Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego regularnie potrzebują druku kolorowego – materiały promocyjne, dyplomy, prezentacje maturalne, plakaty na wydarzenia szkolne. Tu dobrze sprawdza się np. Canon imageFORCE C431 – kompaktowe urządzenie A4 drukujące do 43 stron na minutę w kolorze, z rozbudowanymi zabezpieczeniami danych i pojemnością papieru rozbudowywalną nawet do 2300 arkuszy.

Bindownice – dyplomy i dokumentacja szkolna

Praca sekretariatu rzadko kończy się na samym wydruku. Do trwałego oprawiania świadectw, dyplomów czy dokumentacji pedagogicznej dobrze sprawdzają się bindownice z ofertą oprawy plastikowej, drutowej lub termicznej – dobierane w zależności od skali i charakteru dokumentów danej placówki.

Dojazd serwisu Copyline do Strzelc Krajeńskich

Copyline ma siedzibę w Gorzowie Wielkopolskim przy ul. Walczaka 25A, a Strzelce Krajeńskie dzieli od niej ok. 25 km – trasa prowadzi bezpośrednio drogą krajową nr 22, przez Różanki, Zdroisko, Wełmin i Przyłęg. W praktyce dojazd zajmuje ok. 25–30 minut, co czyni Strzelce Krajeńskie jednym z bliżej położonych miast w całym obszarze serwisu urządzeń biurowych Copyline, obejmującym Gorzów Wielkopolski i całe województwo lubuskie, w tym powiat strzelecko-drezdenecki.

Bliskość miasta przekłada się na realnie krótki czas reakcji serwisu – istotny zwłaszcza w okresach szczególnie obciążających sekretariat, jak egzaminy końcowe czy wydawanie świadectw, kiedy przestój urządzenia bezpośrednio wpływa na pracę całej placówki.

Zasady współpracy Copyline z placówkami oświatowymi w powiecie strzelecko-drezdeneckim

Copyline obsługuje teren Gorzowa Wielkopolskiego i całego województwa lubuskiego, w tym gminę Strzelce Krajeńskie oraz pozostałe gminy powiatu strzelecko-drezdeneckiego. Dla żłobków, przedszkoli, szkół i jednostek powiatowych w regionie oznacza to jeden punkt kontaktu i jednolite zasady współpracy. W ramach dzierżawy firma oferuje:

• bezpłatny dojazd serwisanta na terenie całego regionu,
• nieodpłatne urządzenie zastępcze na czas naprawy wymagającej transportu sprzętu do serwisu,
• bezpłatny dowóz materiałów eksploatacyjnych (poza papierem),
• status oficjalnego partnera producentów: Ricoh, Develop, Canon, Brother, Epson, Abbyy i Qube,
• 3-letnią umowę dzierżawy z możliwością wykupu urządzenia po jej zakończeniu za 1,00 zł,
• doradztwo techniczne pomagające dobrać sprzęt do skali konkretnej placówki – od kilkuosobowego przedszkola po liceum z kilkuset uczniami.

Checklist – o co zapytać przed podpisaniem umowy dzierżawy

1. Czy umowa jasno rozdziela opłatę stałą od kosztu za wydrukowaną stronę?
2. Co dokładnie wchodzi w cenę – materiały eksploatacyjne, części zamienne, serwis?
3. Jaki jest gwarantowany czas reakcji serwisu i czy dostępne jest bezpłatne urządzenie zastępcze?
4. Czy urządzenie oferuje wydruk z autoryzacją i inne funkcje zgodne z wymogami ochrony danych uczniów?
5. Na jaki okres zawierana jest umowa i na jakich warunkach możliwy jest wykup urządzenia po jej zakończeniu?
6. Czy harmonogram przeglądów uwzględnia wakacyjną przerwę i okresy wzmożonego druku (egzaminy, świadectwa)?
7. Czy dostawca ma status autoryzowanego partnera producenta i własny magazyn części zamiennych?

Krótkie FAQ

Czy dzierżawa kserokopiarki dla przedszkola różni się od dzierżawy dla szkoły podstawowej? Warunki umowy są takie same, różni się głównie skala urządzenia i wolumen druku – przedszkolu zwykle wystarczy kompaktowe urządzenie A4, a szkoła z kilkuset uczniami potrzebuje sprzętu klasy departamentowej.

Kto podpisuje umowę dzierżawy – dyrektor placówki czy gmina? Zależy od typu placówki. W przypadku żłobków, przedszkoli i szkół podstawowych sprawami finansowo-administracyjnymi zajmuje się Samorządowe Centrum Obsługi Placówek Oświatowych w imieniu gminy, a w przypadku liceum, CKZiU czy SOSW – Starostwo Powiatowe w Strzelcach Krajeńskich jako organ prowadzący.

Czy po zakończeniu umowy dzierżawy placówka musi oddać urządzenie? Nie – standardowo po zakończeniu 3-letniej umowy dzierżawy istnieje możliwość wykupu urządzenia za symboliczną złotówkę.

Co zrobić z dokumentami zawierającymi dane osobowe uczniów po zakończeniu eksploatacji urządzenia? Warto ustalić z dostawcą procedurę bezpiecznego postępowania z pamięcią urządzenia oraz rozważyć niszczenie dokumentów papierowych przy użyciu niszczarki o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa danych.

Podsumowanie

Strzelce Krajeńskie, jako siedziba powiatu i gminy, skupiają w jednym mieście większość lokalnej infrastruktury oświatowej – od żłobka i przedszkoli, przez szkoły podstawowe, po liceum i szkoły zawodowe. Dla każdej z tych placówek dzierżawa kserokopiarki bywa rozwiązaniem lepiej dopasowanym do rocznego, ograniczonego budżetu niż jednorazowy zakup: zamienia duży wydatek inwestycyjny w przewidywalną, miesięczną opłatę obejmującą sprzęt, materiały eksploatacyjne i serwis. Dzięki bliskości Gorzowa Wielkopolskiego i bezpośredniemu połączeniu drogą krajową nr 22, Strzelce Krajeńskie znajdują się w bardzo dogodnej lokalizacji w obszarze działania serwisu Copyline. Po szczegóły oferty dzierżawy i wycenę dla Twojej placówki w Strzelcach Krajeńskich skontaktuj się z Copyline.