Jak to działa?
1. Archiwum elektroniczne
Wprowadzanie danych:
Funkcja archiwum elektronicznego służy do przekształcenia dokumentów papierowych w postać elektroniczną. Dokumenty papierowe następnie trafią na półkę, zaś do dalszej pracy wykorzystamy wyłącznie te, które właśnie zarchiwizowaliśmy. Wprowadzanie dokumentów do systemu jest łatwe i zajmuje niewiele czasu. Trzeba tylko wypełnić kilka pól, które charakteryzują dane typy dokumentów (tzw. metadane). Wybór i ilość tych pól zależą tylko od Państwa. Ciekawostką jest fakt, że jedną z funkcji archiwum jest przypominacz. Można go użyć po to, by raz lub cyklicznie przypomniał Państwu o jakiejś akcji, którą należy przedsięwziąć w związku z dokumentem.
Wyszukiwanie zarchiwizowanych dokumentów:
Jeśli wprowadzanie dokumentów do archiwum może potrwać około minuty, to odszukiwanie dokumentów w postaci elektronicznej trwa parę sekund. Szukać można po nazwie, po autorze, po dacie powstania, czy sekwencji kolejnych liter. Kryteria poszukiwania zależą wyłącznie od Państwa, my dostosujemy program do Państwa wyobrażeń.
Praca na dokumentach elektronicznych:
Copylink pozwala na wiele operacji na zarchiwizowanych dokumentach, jednocześnie zostawiając dokument główny w stanie nienaruszonym. Użytkownik może m.in. edytować metadane, przeglądać dokument, dodawać aneksy, przeglądać historię różnych akcji, związanych z dokumentem itd. Oczywiście, nie wszyscy Państwa pracownicy mogą mieć dostęp do poszczególnych funkcji, niektórzy mogą jedynie dokument przeglądać, to Państwo mogą nadawać im uprawienia.
2. Baza danych
Wprowadzanie danych:
Podobnie jak w przypadku elektronicznego archiwum, trwa bardzo krótko. Ilość informacji, potrzebna do znalezienia potrzebnych danych, zależy tylko od Państwa. Do bazy można wstawiać np. dane teleadresowe osób, firm lub instytucji, towary, itp. Wszystko po to, by znalezienie potrzebnych danych trwało sekundy.
Praca z bazą danych:
Baza danych dostarcza błyskawicznie informacji na tematy, które wpisaliśmy podczas wprowadzania danych, można jednak w każdej chwili dodać kolejne informacje do istniejących. Można również połączyć bazę danych z przypominaczem, określającym jednorazowe bądź cykliczne akcje związane z np. wprowadzonymi uprzednio klientami, towarami itp. Do poszczególnych klientów można przyporządkować kolejne zadania i śledzić ich stan, tworzyć kolejną bazę danych dla tego zadania, analogicznie jak do samego klienta, choć jej funkcjonalność może być zupełnie inna.
3. Elementy elektronicznego obiegu dokumentów
Copylink pozwala również na zarządzanie ludźmi, planowanie ich zadań i sprawdzanie postępu prac.
Wprowadzenie zadania:
W momencie pojawienia się zadania do wykonania (zdarzenia) każdy uprawniony użytkownik Copylinka może wprowadzić je w system. Należy tylko wypełnić kilka miejsc w tabelce (nawet minimalną ilość) i zadanie zaczyna żyć swoim życiem. Wprowadzenie go do systemu skutkuje wysłaniem e-maila do osoby zarządzającej danym działem.
To z kolei wymusza kolejne działanie, czyli otwarcie programu Copylink i zalogowanie się wywołanej osoby. Automatycznie dostaje ona informację o zadaniu do wykonania.
Przekazanie zadania bezpośrednio odpowiedzialnemu za jego wykonanie pracownikowi:
Osoba zarządzająca decyduje kto ma zadanie wykonać, uzupełnia informacje, które przekazał wprowadzający zadanie, może wyznaczyć datę wykonania zadania, priorytet zadania, uwagi i wskazówki. Po ich wprowadzeniu wyznaczony pracownik otrzymuje wiadomość mailową o zadaniu.
Zadania do wykonania przez pracowników:
Po zalogowaniu do systemu pracownik otrzymuje zestaw zadań do wykonania na dany dzień. Po ich wykonaniu zobowiązany jest do wypełnienia formularza. Wypełniony i zatwierdzony przez pracownika formularz trafia automatycznie do jego przełożonego, który dzięki temu posiada pełną kontrolę nad stanem wykonania zleconych zadań.
Wdrożenie programu Copylink zdecydowanie poprawia jakość pracy biurowej, jednocześnie radykalnie usprawnia zarządzanie dokumentami oraz pracownikami. To z kolei powoduje znaczne obniżenie kosztów własnych firmy. Baza danych Copylinka znajduje się na dedykowanym serwerze (preferowane rozwiązanie), dzięki czemu system jest bardzo bezpieczny. Copylink jest też wyjątkowo stabilny, dotąd nie zanotowaliśmy przypadku jego zawieszenia. Firma Copyline sama używa programu Copylink, oczywiście, jest on dostosowany do naszych potrzeb. Jednakże jego otwarta konstrukcja pozwala na zastosowanie go zgodnie z Państwa preferencjami. Nasi informatycy i konsultanci są do Państwa dyspozycji, z przyjemnością poznamy Państwa potrzeby i wspólnie zastosujemy program Copylink, by Państwa dokumenty były bezpieczne, dostęp do nich – błyskawiczny, a organizacja pracy biurowej – optymalna.
