Wynajem drukarek dla firm

Firmy, które chcą przewidywalnych kosztów druku i stałej gotowości urządzeń, wybierają wynajem drukarek zamiast jednorazowego zakupu. W ramach jednej umowy otrzymują Państwo sprzęt laserowy A4 lub A3, tonery, serwis oraz rozliczenie dopasowane do rzeczywistej liczby stron.

Obsługujemy biura, administrację i zespoły handlowe, które potrzebują sprawnego obiegu dokumentów bez angażowania własnego działu technicznego. Dobór urządzenia zaczynamy od miesięcznego wolumenu wydruków, rodzaju dokumentów i wymaganego czasu reakcji serwisu.

Na czym polega wynajem drukarek w firmie?

Model abonamentowy zapewnia gotowy system druku bez konieczności finansowania zakupu z własnych środków. Urządzenie pozostaje własnością dostawcy, a firma korzysta z niego w ramach miesięcznej opłaty oraz rozliczenia za faktycznie wykonane strony.

Na rynku pojęcia wynajem drukarek i dzierżawa drukarek często odnoszą się do tego samego rozwiązania. W praktyce chodzi o dostęp do drukarki laserowej lub urządzenia wielofunkcyjnego MFP, czyli sprzętu łączącego drukowanie, skanowanie i kopiowanie, objętego pełną obsługą techniczną.

Co obejmuje drukarka w abonamencie?

Abonament za wynajem drukarki zwykle łączy opłatę stałą z pakietem kopii lub stawką za stronę. Dla firmy oznacza to jedną przewidywalną usługę zamiast oddzielnych zakupów sprzętu, tonerów i części.

Element usługi	Co zyskuje firma
Urządzenie laserowe A4, A3 lub MFP	Dobór wydajności do rzeczywistego obciążenia
Tonery i materiały poza papierem	Brak osobnych zamówień
Serwis i części przez cały okres umowy	Mniej wydatków poza umową
Instalacja i szkolenie użytkowników	Szybsze wdrożenie
Miesięczna opłata plus koszt strony	Czytelny budżet i łatwe porównanie kosztu całkowitego posiadania

Kiedy wynajem opłaca się bardziej niż zakup?

Zakup ma sens tam, gdzie potrzeby druku są stabilne, firma chce zostać właścicielem sprzętu i samodzielnie dba o serwis oraz materiały. Wynajem drukarek lepiej sprawdza się wtedy, gdy liczy się koszt strony, szybka wymiana urządzenia i brak wydatku inwestycyjnego na początku.

Nie ma jednego progu opłacalności dla każdej organizacji, ponieważ miesięczny wolumen wydruków trzeba zestawić z udziałem koloru, formatem A4 lub A3 oraz kosztem przestojów. W praktyce najczęściej sprawdza się długoterminowa umowa na 36 miesięcy, a krótkoterminowy wynajem drukarki ma sens głównie na czas projektu lub jako czasowe zastępstwo urządzenia.

Model wynajmu sprawdza się szczególnie wtedy, gdy liczy się:

• przewidywalny budżet miesięczny
• brak wydatku inwestycyjnego
• serwis bez oddzielnych zleceń
• łatwa wymiana sprzętu po umowie

Na podstawie liczników i struktury dokumentów przygotowujemy kalkulację TCO, czyli kosztu całkowitego posiadania; mogą ją Państwo zamówić przez formularz kontaktowy.

Dzierżawa i leasing drukarek w praktyce

Dzierżawa, oparta na art. 693 Kodeksu cywilnego, przewiduje elastyczny czynsz i zwykle obejmuje urządzenie, serwis oraz materiały eksploatacyjne poza papierem. Leasing, uregulowany w art. 709¹ i kolejnych, ma sens wtedy, gdy firma planuje wykup i samodzielne zarządzanie kosztami eksploatacji. Dla wielu małych i średnich firm wynajem drukarki biurowej w formule dzierżawy bywa prostszy organizacyjnie i korzystniejszy kosztowo.

Jak dobieramy model do miesięcznego wolumenu?

Dobór zaczynamy od licznika, nie od katalogu. Najważniejsze są: miesięczny wolumen wydruków, udział koloru, wymagany format oraz potrzeba skanowania dwustronnego i pracy w chmurze. Jeśli w obiegu dominują faktury, umowy i formularze, najczęściej najlepiej sprawdzają się drukarki czarno-białe, które obniżają koszt strony i zapewniają wysoką szybkość pracy. Z kolei w przypadku ofert handlowych, prezentacji i materiałów dla klientów lepszym wyborem są drukarki kolorowe, które łączą dobrą jakość wydruku z funkcjami biurowymi.

Dla zespołów 5-20 osób zwykle wystarcza laserowe MFP A4, natomiast większe biura częściej wybierają wynajem drukarek kolorowych A3 albo wynajem kserokopiarek dla firm. Przy rosnącej skali pracy wdrażamy oprogramowanie do zarządzania drukiem, które przypisuje koszty do działów.

Mała firma i biuro z dużym wolumenem wydruków

Mała firma zwykle szuka prostego urządzenia, które dobrze skanuje i ma niski koszt jednostkowy strony. Wynajem drukarki laserowej A4 ułatwia wtedy planowanie budżetu, ponieważ abonament obejmuje serwis i tonery.

Biuro z dużym wolumenem wydruków potrzebuje wyższej wydajności, większych podajników papieru i krótkiego czasu reakcji serwisu drukarek. Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych MFP A3 zapewnia większą ciągłość pracy, zwłaszcza gdy dokumenty są kolorowe lub wielostronicowe.

Jak czytać koszty umowy i TCO?

Koszty wynajmu drukarki warto liczyć całościowo, czyli przez pryzmat kosztu całkowitego posiadania drukarki, w skrócie TCO. Znaczenie ma nie tylko czynsz, ale też stawka za wydruk strony czarno-białej i kolorowej, zakres części zamiennych, dostawy tonerów oraz model serwisu.

Najniższa opłata stała nie zawsze oznacza najlepszą ofertę. Wynajem drukarek z pełną obsługą serwisową ma sens dopiero wtedy, gdy umowa jasno wskazuje miesięczne rozliczenie, czas reakcji, urządzenie zastępcze, szkolenie użytkowników i zasady wymiany sprzętu przy zmianie potrzeb. Znaczenie ma też autoryzowane zaplecze serwisowe producenta.

W standardowej 3-letniej umowie instalujemy urządzenie z oprogramowaniem, zapewniamy komplet zapasowych materiałów eksploatacyjnych, szkolimy wskazanych użytkowników, a po zakończeniu okresu możliwy jest wykup za 1,00 zł.

W umowie warto sprawdzić:

• okres umowy i sposób rozliczania stron
• zakres serwisu i materiałów poza papierem
• czas reakcji oraz dostępność urządzenia zastępczego
• warunki wymiany sprzętu przy zmianie wolumenu

Obsługa w Gorzowie Wielkopolskim i województwie lubuskim

Dla firm z tego regionu zapewniamy bezpłatny dojazd serwisu oraz bezpłatne urządzenie zastępcze na czas naprawy.

Tak działa wynajem drukarek dla firm, którym zależy na przewidywalnym budżecie i stałej dostępności sprzętu. Jeśli planują Państwo wynajem drukarek lub potrzebują nowej umowy dla kilku urządzeń, prosimy o kontakt w celu doboru modelu i przygotowania oferty.

Najważniejsze korzyści z wynajmu drukarek dla firm

• Zapewnij firmie przewidywalny koszt druku dzięki miesięcznej opłacie i rozliczeniu za faktycznie wykonane strony.
• Ogranicz wydatki początkowe, wybierając wynajem drukarek zamiast zakupu sprzętu z własnych środków.
• Zyskaj pełną obsługę w jednej umowie, obejmującą urządzenie, tonery, serwis, instalację i szkolenie użytkowników.
• Dobierz model do rzeczywistego wolumenu wydruków, formatu A4 lub A3, udziału koloru oraz potrzeb skanowania i kopiowania.
• Analizuj ofertę przez pryzmat kosztu całkowitego posiadania, sprawdzając nie tylko czynsz, ale też koszt strony, czas reakcji serwisu, urządzenie zastępcze i warunki wymiany sprzętu.