Wynajem kserokopiarek dla firm

Wynajem kserokopiarek daje firmom stały model rozliczeń, pełną obsługę techniczną i dostęp do urządzeń A4 oraz A3 bez początkowego wydatku inwestycyjnego. Dla biura oznacza to ciągłość pracy, dla szkoły i urzędu łatwiejsze planowanie budżetu, a dla rozwijającej się organizacji możliwość wymiany sprzętu wraz ze wzrostem potrzeb. Pod nazwą kserokopiarka najczęściej kryje się dziś urządzenie wielofunkcyjne, które łączy kopiowanie, druk i skanowanie do poczty elektronicznej lub folderu sieciowego.

Na czym polega wynajem kserokopiarek w firmie?

Wynajem kserokopiarek i dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych funkcjonują w biurach bardzo podobnie. W ofertach dla biur różnica między wynajmem a dzierżawą sprowadza się zwykle do handlowej nazwy usługi. Państwa firma korzysta ze sprzętu przez ustalony okres umowy wynajmu, najczęściej od 12 do 36 miesięcy, a urządzenie pozostaje własnością dostawcy.

Miesięczne rozliczenie opiera się na stałej opłacie i koszcie każdej wykonanej kopii lub wydruku. Kserokopiarka w abonamencie porządkuje codzienną obsługę dokumentów, ponieważ nie trzeba osobno organizować zakupu tonera, bębna czy części. Umowa dzierżawy drukarek i kserokopiarek może także przewidywać dzierżawę z opcją wykupu po zakończeniu umowy. Model sprawdza się zarówno przy jednym urządzeniu, jak i przy całej flocie biurowej.

Co obejmuje kserokopiarka w abonamencie?

Abonament za druk ma sens wtedy, gdy obejmuje nie tylko samo urządzenie, lecz także utrzymanie jego pełnej sprawności. Rozliczenie według licznika wydruków pozwala płacić za rzeczywiste użycie, a nie za zapas materiałów kupowanych na wszelki wypadek.

Element usługi	Zakres	Korzyść dla firmy
Urządzenie A4 lub A3	monochromatyczne albo kolorowe, nowe lub używane	dobór do obiegu dokumentów i budżetu
Stała opłata miesięczna	sprzęt i gotowość serwisowa	przewidywalny koszt operacyjny zamiast jednorazowego wydatku inwestycyjnego
Stawka za kopię	rozliczenie z licznika wydruków	kontrola kosztu strony i całkowitego kosztu posiadania
Materiały i części	toner, bęben, podzespoły, dojazd serwisu	mniej przestojów oraz mniej pracy administracyjnej
Wdrożenie	instalacja, konfiguracja skanowania, szkolenie	gotowość do pracy od pierwszego dnia

Jedna usługa zastępuje rozproszone zakupy i ułatwia kontrolę miesięcznego budżetu.

Kiedy wynajem wygrywa z zakupem i leasingiem?

Wynajem urządzenia wielofunkcyjnego zamiast zakupu opłaca się tam, gdzie liczy się przewidywalność i możliwość wymiany sprzętu bez ponownej inwestycji. Leasing kserokopiarek lepiej pasuje organizacjom, które chcą docelowo posiadać urządzenie i samodzielnie zarządzać serwisem lub oddzielną umową serwisową.

Firmy najczęściej wybierają ten model wtedy, gdy chcą:

• zamienić jednorazowy wydatek inwestycyjny na stały koszt miesięczny,
• ograniczyć ryzyko nieplanowanych napraw i zakupów materiałów eksploatacyjnych,
• korzystać ze sprzętu wyższej klasy niż przy zakupie za gotówkę,
• porównywać oferty według pełnego kosztu posiadania, a nie samej ceny urządzenia.

Dobór kopiarki A4 lub A3 do liczby użytkowników

Wynajem kopiarki do biura zaczynamy od wolumenu, a nie od katalogu modeli. Znaczenie ma liczba użytkowników, udział wydruków czarno-białych i kolorowych, format A4 albo A3, druk seryjny lub rozproszony oraz wymagania dotyczące skanowania do sieci i bezpieczeństwa danych.

Biuro liczące 5-20 osób zwykle potrzebuje innej konfiguracji niż dział administracji z intensywnym obiegiem dokumentów. Oferujemy wynajem kserokopiarek kolorowych i czarno-białych w wersjach A4 oraz A3. Kserokopiarka kolorowa sprawdza się tam, gdzie powstają oferty, raporty i materiały dla klientów, a urządzenie monochromatyczne obniża koszt strony przy dużym wolumenie dokumentów wewnętrznych. Po przesłaniu miesięcznego stanu licznika wydruków oraz liczby użytkowników przygotujemy wariant A4 lub A3 z wyceną abonamentu.

Jak wygląda umowa i obsługa techniczna w czasie jej trwania?

Kontrakt serwisowy na kserokopiarkę przy wynajmie z serwisem powinien zabezpieczać ciągłość działania, a nie tylko samą naprawę. Znaczenie mają zapisy o stawce za kopię, sposobie odczytu licznika, materiałach eksploatacyjnych, dostępności części i zdalnej obsłudze zgłoszeń serwisowych.

W dobrze przygotowanej umowie powinny znaleźć się:

• okres wynajmu dopasowany do planowanego użytkowania,
• czytelne rozliczenie kopii A4 i wydruków kolorowych,
• zakres serwisu obejmujący części oraz materiały eksploatacyjne,
• czas reakcji i zasady udostępnienia urządzenia zastępczego przy większej naprawie,
• plan instalacji, szkolenia użytkowników i konfiguracji skanowania.

Wynajem kserokopiarek dla biur, szkół i urzędów

Wynajem kserokopiarek dla szkół, urzędów i biur daje różne korzyści, ale wspólnym celem pozostaje stabilna obsługa dokumentów. Biura zyskują przewidywalne koszty druku, placówki edukacyjne ograniczają wydatek inwestycyjny, a administracja może precyzyjnie opisać usługę w specyfikacji warunków zamówienia, czyli SWZ.

Firmy z Gorzowa, Zielonej Góry i innych miejscowości zwracają uwagę głównie na dostępność serwisu kserokopiarek. Sprawna obsługa skraca przestoje, a przy naprawie wymagającej transportu pozwala utrzymać pracę bez dłuższych przerw dzięki urządzeniu zastępczemu.

Jak przebiega wdrożenie wynajętej kserokopiarki?

Wdrożenie obejmuje analizę potrzeb, dobór sprzętu, przygotowanie umowy, instalację i szkolenie wskazanych użytkowników. Taki proces porządkuje obieg dokumentów od pierwszego dnia i pozwala od razu ustawić skanowanie do poczty elektronicznej lub folderów sieciowych oraz skonfigurować obieg dokumentów.

Jeżeli planują Państwo wynajem kserokopiarek, prosimy o kontakt telefoniczny albo przez formularz. Naszą ofertę kierujemy do firm z Gorzowa, Zielonej Góry oraz innych części województwa lubuskiego. Przygotujemy porównanie wynajmu, dzierżawy kserokopiarek i leasingu z uwzględnieniem kosztu strony, okresu umowy oraz zakresu serwisu.

Najważniejsze korzyści z wynajmu kserokopiarek

• Zamień wydatek inwestycyjny na stały miesięczny koszt i łatwiej planuj budżet firmy.
• Korzystaj z obsługi serwisowej, materiałów eksploatacyjnych i szybkiej reakcji technicznej bez dodatkowych działań organizacyjnych.
• Dobierz urządzenie A4 lub A3 do liczby użytkowników, wolumenu wydruków oraz potrzeb w zakresie koloru i skanowania.
• Rozliczaj wydruki według licznika i kontroluj rzeczywisty koszt strony oraz całkowity koszt posiadania.
• Zyskaj elastyczność wymiany sprzętu w trakcie rozwoju firmy bez ponownej dużej inwestycji.