Dzierżawa urządzeń biurowych

Dzierżawa urządzeń biurowych daje firmom i instytucjom przewidywalny model obsługi druku, kopiowania i skanowania bez zamrażania kapitału przy zakupie sprzętu. W praktyce otrzymują Państwo urządzenie, serwis, części zamienne i materiały eksploatacyjne, z wyłączeniem papieru, a rozliczenie odbywa się co miesiąc. Taki model sprawdza się tam, gdzie liczą się ciągłość pracy, przejrzyste koszty oraz szybkie wdrożenie. Zespół może skupić się na własnej działalności, a nie na zakupie tonerów i organizacji napraw.

Na czym polega dzierżawa urządzeń biurowych?

Dzierżawa nie polega wyłącznie na udostępnieniu sprzętu. W ramach umowy na ogół przejmujemy odpowiedzialność za utrzymanie drukarek, kopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych w pełnej sprawności przez cały okres jej trwania, najczęściej 3 lata. Korzystają Państwo z rozwiązania gotowego do pracy, a nie z samego urządzenia. Taki model jest opisany w Kodeksie cywilnym, dlatego warunki czynszu i obsługi można precyzyjnie dopasować do potrzeb organizacji.

Znaczenie ma także elastyczność. Dobieramy klasę urządzenia do rzeczywistej liczby stron wykonywanych w miesiącu, formatu A4 lub A3, liczby użytkowników oraz obiegu dokumentów. To ogranicza zarówno ryzyko zbyt małej wydajności, jak i przepłacania za nadmiernie rozbudowany zestaw urządzeń.

Dzierżawa, najem i leasing w praktyce

W praktyce klienci mówią także o usłudze określanej jako wynajem urządzeń biurowych – gdy priorytetem jest niezawodny druk bez angażowania kapitału, sprawdza się wynajem drukarek, a przy większym obiegu dokumentów i częstym kopiowaniu sprawdza się wynajem kserokopiarek — ale zakres takiej usługi bywa szerszy niż klasyczny najem. Dzierżawa zwykle obejmuje czynsz dzierżawny, czyli stałą opłatę za korzystanie ze sprzętu, a także serwis urządzeń, części i tonery. Natomiast leasing urządzeń biurowych częściej finansuje samo urządzenie, a obsługę eksploatacyjną rozlicza osobno. Dla działu księgowości oznacza to prostsze planowanie kosztów usług i miesięcznych faktur VAT, a sposób ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodu można łatwo zweryfikować z księgowością.

Co obejmuje miesięczna opłata i jak rozliczane są wydruki?

Miesięczna opłata powinna być przejrzysta. Składa się z części stałej oraz kosztu za każdą wykonaną kopię lub wydruk, dzięki czemu wydatek rośnie wraz z faktycznym użyciem urządzenia, a nie z deklaracją sprzed kilku miesięcy.

Rozliczenie odbywa się co miesiąc. Na jednej fakturze widzą Państwo stały czynsz i liczbę stron wykonanych w danym okresie, bez oddzielnego zamawiania tonerów czy planowania wymiany zużytych części.

W praktyce miesięczny koszt obejmuje:

Kiedy dzierżawa jest korzystniejsza niż zakup?

Zakup ma sens wtedy, gdy firma chce samodzielnie zarządzać serwisem, materiałami i cyklem wymiany sprzętu. Dzierżawa jest korzystniejsza tam, gdzie ważniejsza jest przewidywalność niż własność od pierwszego dnia oraz gdzie urządzenia pracują codziennie w kilkuosobowym zespole.

Najczęściej rekomendujemy ten model, gdy liczy się:

• utrzymanie płynności finansowej bez jednorazowej inwestycji,
• stały miesięczny koszt zamiast osobnych wydatków na tonery i naprawy,
• możliwość wymiany urządzenia przy zmianie skali druku,
• przeniesienie odpowiedzialności za serwis na dostawcę.

Jeżeli chcą Państwo porównać dzierżawę z zakupem, wynajmem lub leasingiem dla planowanej liczby stron, przygotujemy kalkulację i wzór umowy jeszcze przed podjęciem decyzji.

Dla jakich organizacji ten model działa najlepiej?

Dzierżawa urządzeń biurowych dla szkół, biur i urzędów sprawdza się z różnych powodów, ale w każdym przypadku chodzi o ciągłość obiegu dokumentów. Biura potrzebują szybkiego drukowania umów i faktur oraz skanowania dokumentów do sieci, szkoły oczekują sprawnej obsługi sekretariatu i szybkiego przygotowywania materiałów dydaktycznych, a urzędy wymagają przejrzystego rozliczenia kosztów i stabilnej pracy urządzeń używanych przez wielu użytkowników.

W takich środowiskach dobieramy nie tylko samo urządzenie, lecz także funkcje ułatwiające pracę zespołową. Znaczenie mają druk dwustronny, podajnik dokumentów, skanowanie do folderu lub poczty oraz oprogramowanie do zarządzania wydrukami, jeśli dokumentów krąży dużo i trzeba je kontrolować.

Jak wygląda wdrożenie od umowy do pierwszego wydruku?

Wdrożenie powinno być krótkie i uporządkowane. Po podpisaniu umowy dzierżawy dostarczamy urządzenie, instalujemy je wraz z oprogramowaniem, konfigurujemy podstawowe funkcje i szkolimy wskazanych użytkowników. Na początku zostawiamy też komplet zapasowych materiałów eksploatacyjnych.

Po uruchomieniu sprzęt jest objęty stałym modelem obsługi. Serwis reaguje na zgłoszenia, wymienia części i dba o utrzymanie urządzenia w pełnej sprawności, a Państwo nie muszą tworzyć własnego zapasu tonerów ani planu napraw.

Standard wdrożenia obejmuje:

1. analizę liczby użytkowników i miesięcznego obciążenia,
2. dobór urządzenia do formatu, wydajności i sposobu pracy,
3. instalację sprzętu oraz potrzebnego oprogramowania,
4. szkolenie użytkowników i uruchomienie rozliczeń miesięcznych.

Jak ocenić jakość urządzeń i obsługi serwisowej?

Dzierżawa urządzeń biurowych nie kończy się na dostawie urządzenia. Równie ważne są parametry pracy i zasady serwisu zapisane w umowie, bo to one decydują, czy kopiarka lub urządzenie wielofunkcyjne będzie rzeczywistym narzędziem pracy, a nie kolejnym obowiązkiem administracyjnym.

Przed zawarciem umowy sprawdzamy wraz z klientem, czy umowa precyzuje poziom obsługi serwisowej (SLA), sposób zgłaszania usterek, zakres materiałów eksploatacyjnych, wyłączenie papieru oraz zasady rozliczania pojedynczych stron wykazanych w liczniku urządzenia. Powinna też wskazywać okres dzierżawy, zasady miesięcznego rozliczenia, zakres serwisu i możliwość wykupu po zakończeniu kontraktu. Jasno opisane warunki eliminują spory o odpowiedzialność i ułatwiają codzienną pracę kancelarii, sekretariatu czy działu administracji.

Co dzieje się po zakończeniu umowy?

Po standardowym okresie 3 lat mogą Państwo wykupić urządzenie za 1 zł albo przejść na nowszy model, jeśli zmieniła się skala pracy. Taka decyzja jest prostsza, bo przez cały okres umowy znają Państwo rzeczywisty koszt eksploatacji, awaryjność i obciążenie urządzenia.

Jeżeli planują Państwo dzierżawę urządzeń biurowych dla swojego zespołu, prosimy o przesłanie liczby użytkowników, formatu dokumentów i przybliżonej liczby stron wykonywanych w miesiącu. Dobierzemy rozwiązanie z serwisem, materiałami eksploatacyjnymi i modelem rozliczeń odpowiednim do sposobu pracy.

Najważniejsze korzyści z dzierżawy urządzeń biurowych

• Zapewnij firmie przewidywalny koszt druku, kopiowania i skanowania dzięki miesięcznemu rozliczeniu.
• Ogranicz wydatki początkowe, wybierając dzierżawę urządzeń biurowych zamiast zakupu sprzętu.
• Przenieś na dostawcę usługi serwis, części zamienne i materiały eksploatacyjne, z wyłączeniem papieru.
• Dopasuj drukarki, kopiarki lub urządzenia wielofunkcyjne do liczby użytkowników, formatu dokumentów i miesięcznego obciążenia.
• Przyspiesz rozpoczęcie pracy dzięki dostawie, instalacji, konfiguracji i szkoleniu użytkowników w ramach umowy.
• Zabezpiecz ciągłość obiegu dokumentów, określając w umowie poziom obsługi serwisowej (SLA), zasady serwisu i sposób rozliczania wydruków.
• Zachowaj elastyczność po zakończeniu kontraktu, wykupując urządzenie lub przechodząc na nowszy model.